TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/DG/SGA

ATA DE REUNIÃO DE ANÁLISE TÁTICA (RAT)	
Data	Horário	Local	Coordenador da reunião	
30/6/2021	Início:14h	Término:15h	Ambiente virtual	Antônio Moisés Almeida Braga	
1. OBJETIVO	
Ciência e apreciação do Relatório de Desempenho Setorial (RDS) pelos gestores da SGA, com avaliação do desempenho da unidade no 1º quadrimestre de 2021 e deliberar sobre eventuais propostas de redirecionamento das Estratégias do TRE-BA e/ou da SGA.	
2. PARTICIPANTES	
Nome	Lotação	Ramal	e-mail	
Antônio Moisés Almeida Braga	Secretário de Gestão Administrativa e
de Serviços	7063	ambraga@tre-ba.jus.br	
Maxwell Mascarenhas dos Anjos	Coordenador de Obras e Manutenção
Predial	7086	mmanjos@tre-ba.jus.br	
Lia Mônica Borges Peres Freire de Carvalho	Coordenadora de Gestão da
Informação, Documentação e Memória	7067	lbcarvalho@tre-ba.jus.br	
Luís Cláudio Queiroz Coni	Coordenador de Serviços
Administrativos (substituto)	7039	luis.coni@tre-ba.jus.br	
Milla de Souza Xavier e Chaves	Coordenadora de Aquisições, Material
e Patrimônio	7075	milla.chaves@tre-ba.jus.br	
Raquel de Navarro Cardoso	Oficial de Gabinete da Secretaria de
Gestão Administrativa e de Serviços	7064	rncardoso@tre-ba.jus.br	
3. DISCUSSÃO DA PAUTA	
Após levantamento das informações nos processos específicos criados para acompanhamento do cumprimento do Plano Estratégico Setorial 2020/2021 registrados no Relatório de Desempenho Setorial (RDS) anexado no doc. n.º 1660868do SEI n.º 0001691- 29.2021.6.05.8000, foram identificados os seguintes resultados parciais para cada indicador em 2021:

i1 - Número de ações propostas com foco na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao público externo pela SGA
Processo de referência: 0010216-97.2021.6.05.8000 Meta: 3 ações anuais
Situação atual: término da etapa de definição das 3 (três) ações a serem consideradas para atingimento da meta Resultado do quadrimestre: duas ações implementadas e uma em andamento (67%)
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Seção de Expedição e Protocolo (doc. n.º 1620493) - implementação da possibilidade de envio de demandas para o Protocolo do Tribunal por mensagem eletrônica.
Seção de Biblioteca e Memória (doc. n.º 1622703) - criação do Centro de Memória Virtual com informações históricas da Justiça Eleitoral, Galeria de Presidentes, fotos das sedes do Tribunal, imagens de documentos e peças do acervo, informações sobre eleições anteriores e um pouco de história dos servidores da Corte Eleitoral da Bahia (disponível em: https://sites.google.com/view/memoriavirtualdotreba/o-centro-de-mem%C3%B3ra?authuser=2).
Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial (doc. n.º 1619618) - reforma do Fórum Eleitoral de Jacobina, na qual estão previstas adaptações para aperfeiçoamento dos critérios de acessibilidade no imóvel (comunicação visual, rampas, guarda corpo e corrimão, sanitário acessível, inclusive com sirene audiovisual piso e mapa tátil).

Deliberação: reconhecer o quanto implementado pela SEPEX e SEBLIM como ações já concluídas para atingimento da meta e a reforma indicada pela COMANP como ação em andamento para atingimento da meta, sem prejuízo da implementação de outras ações nesse sentido.

i2 - Número de rotinas e/ou procedimentos manualizados na SGA
Processo de referência: 0010217-82.2021.6.05.8000 Meta: 1 ação por Coordenadoria ou por serviço, por ano	

Situação atual: término da etapa de definição de 3 (três) ações a serem consideradas para atingimento da meta, pendente a definição da contribuição da COGED.
Resultado do quadrimestre: três ações em andamento e uma pendente de definição. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Seção de Manutenção Predial (doc. n.º 1620492) - está em andamento o mapeamento e manualização do processo de atendimento às zonas eleitorais do interior para manutenção corretiva, com previsão de entrega para agosto/2021
Seção de Contratos - está em andamento o mapeamento e manualização das seguintes rotinas referentes à contratações: procedimento padrão para apresentação, processamento e devolução da garantia contratual; procedimento padrão para celebração de contratos e respectivos mecanismos de controle interno; procedimento padrão para celebração de termos aditivos e respectivos mecanismos de controle interno, inclusive os referentes às prorrogações contratuais; procedimento padrão para celebração de atas de registro de preços e respectivos mecanismos de controle interno; procedimento de publicação de contratos, aditivos e apostilamentos no Portal da Transparência, com previsão de entrega gradual até dez/2021
Seção de Apoio Administrativo (doc. n.º 1619964): revisão do Manual de Procedimentos para a Formalização da Ocupação de Imóveis (em andamento no âmbito do SEI n.º 0001078-09.2021.6.05.8000)

Deliberação: a) reconhecer as propostas da SEMAP, SECONT e SEAD como ações em andamento para conclusão da meta; b) definir a data de 30 de julho para que a COGED defina a rotina/procedimento a ser mapeado e manualizado, e a previsão do prazo para conclusão.

i3 - Número de processos de trabalho com avaliação e gerenciamento de riscos na SGA
Processo de referência: 0010218-67.2021.6.05.8000 Meta: 1 ação por Coordenadoria, por ano
Situação atual: ainda em definição dos processos a serem considerados para atingimento da meta Resultado do quadrimestre: nenhuma ação concluída
Informações consideradas para mensuração do resultado: (sem informações)
Deliberação: definir a data limite de 30 de julho para que cada Coordenadoria indique o processo para promover o gerenciamento de riscos, cujo resultado deverá ser entregue até 31 de outubro do ano em curso.

i4 - Evolução da maturidade em Gestão da Informação Processo de referência: 0010219-52.2021.6.05.8000 Meta: 70 pontos (vide ficha do indicador)
Situação atual: levantamento das ações já implementadas
Resultado do quadrimestre: 40 pontos (15 pontos relativos à P2, 15 pontos relativos à P4, 10 pontos relativos à P6) Informações consideradas para mensuração do resultado:
Coordenadoria de Gestão da Informação, Documentação e Memória (doc. n.º 1621667) - ações já implementadas: a) apresentação de minuta de resolução administrativa no que tange à classificação de documentos em atenção ao quanto estabelecido na Lei de Acesso à Informação (SEI n.º 0136681-88.2020.6.05.8000), aprovada pelo Tribunal em 9/6/2021 (PJe n.º 0600042- 21.2021.6.05.0000); b) apresentação de proposta de atualização do Plano de Classificação das Informações e Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos dos Cartórios Eleitorais, bem como estabelecimento de procedimentos para a transferência de documentos para arquivamento  intermediário  e  permanente,  no  Arquivo  Central  (Resolução  n.º  14/2021  aprovada  no  SEI n.º 0010219-52.2021.6.05.8000 e PJE n.º 0601484-56.2020.6.05.0000; Eleitoral da Bahia; c) criação da Comissão de Gestão da Memória do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia (Portaria n.º 430/2020); d) criação do Centro de Memória Virtual com informações sobre a Memória do Tribunal; e) participação de servidores da SEBLIM na capacitação referente à Gestão da Memória promovida pelo TSE em junho / ação em implementação: elaboração da Política de Gestão da Informação e da Política de Gestão da Memória.

Deliberação: reconhecer a) as atividades elencadas nos itens a e b como ações que atenderam ao requisito "A SGA propôs a edição ou a atualização de normas internas sobre Gestão da Informação? - (P4)". b) as atividades dos itens c e d como ações que atenderam ao requisito "A SGA desenvolveu ação com o propósito de preservar as informações documentadas históricas do TRE-BA? - (P6)"; c) a capacitação mencionada no item e como ação que atendeu ao requisito "Os servidores da SGA foram capacitados sobre Gestão da Informação? - (P2)"); d) a elaboração das Políticas de Gestão da Informação e Gestão da Memória como ação que, quando implementada, atenderá ao requisito "A SGA propôs a instituição de Política da Informação do TRE-BA? - (P5)"

i5 - Taxa de acórdãos indexados
Processo de referência: 0010220-37.2021.6.05.8000 Meta: indexar 25% dos acórdãos por mês
Situação atual: cumprimento da meta em relação aos meses de janeiro, fevereiro e março/2021
Resultado do quadrimestre: meta cumprida em relação a três meses e pendente de verificação em relação aos meses de abril, maio e junho
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Coordenadoria de Gestão da Informação e Memória (doc. n.º 1621944): "A meta estabelecida pelo indicador i5 (Taxa de acórdãos indexados) de indexar 25% dos acórdãos exarados está sendo cumprida. Os acórdãos dos meses de janeiro, fevereiro e março já estão devidamente indexados. O mês de abril encontra-se com a indexação em andamento, tendo em vista que os acórdãos só são liberados no mês de maio"

Deliberação: reconhecer o cumprimenta da meta em relação aos meses de janeiro, fevereiro e março de 2021, e diligenciar à COGED a apresentação do resultado relativo aos demais meses, a ser mensurado na RAT relativa ao 2º quadrimestre.

i6 - Número de ações de conscientização para divulgar atividades, projeto e ações da SGA internamente e para as outras unidades do Tribunal
Processo de referência: 0010221-22.2021.6.05.8000 Meta: 2 ações anuais
Situação atual: levantamento das ações já implementadas para atingimento da meta Resultado do quadrimestre: 2 ações implementadas (100%)
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Seção de Biblioteca e Memória (doc. n.º 16202820: divulgação do acervo impresso e digital com criação de matérias pela Assessoria de Comunicação Social e a criação do Informativo Bimestral da SEBLIM, periódico que vem divulgando as publicações desta Seção, mostrando a história dos servidores do Tribunal e também estimulando o hábito da leitura.
Seção de Protocolo e Expedição (doc. n.º 1620813): sugere a disseminação entre as unidades do Tribunal de orientações quanto a relevância da classificação adequada dos documentos no SEI.
Seção de Manutenção Predial (doc. n.º 1621032): atualização e posterior divulgação de catálogo de serviços relativos às manutenções corretivas e FAQ das manutenções preventivas.
Seção de Contratos (doc. n.º 1623810): implementação de rotina de envio periódico de orientações acerca das rotinas de fiscalização de contratos

Deliberação: reconhecer as atividades implementadas pela SEBLIM e pela SECONT como ações para atingimento da meta.

i7 - Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGA
Processo de referência: 0010222-07.2021.6.05.8000 Meta: 2 em ano não eleitoral e 1 em ano eleitoral Situação atual: 1 ação concluída e duas em andamento
Resultado do quadrimestre: duas ações em andamento e uma concluída (considerando que a meta é a realização de 2 ações anuais, conclui-se que já foi atingida em 50%).
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial (doc. n.º 1621568): início da implementação do Projeto de Eficientização Energética com a instalação de usinas fotovoltaicas em 6 prédios vinculados ao Tribunal Regional Eleitoral da Bahia - com previsão de início da operação para novembro/2021
Seção de Gestão de Almoxarifado (doc. n.º 1622854): a doação de saldos remanescentes de álcool em gel 70% para 07 Cooperativas de Catadores de Materiais Recicláveis, 27 Instituições de longa permanência para pessoas idosas, e um Lar para acolhimento de pessoas com deficiência. Além destas entidades filantrópicas, também foram realizadas doações de álcool em gel 70% e café às Obras Sociais Irmã Dulce.
Seção de Gestão de Patrimônio: início das providências com vistas ao desfazimento de bens em 2021 (SEI n.º 0010800- 67.2021.6.05.8000)

Deliberação: reconhecer as doações efetuadas pela SEGEA como ação para atingimento da meta e as ações da SEGEP e COMANP como ações em andamento para atingimento da meta.

i8 - Taxa de satisfação dos usuários internos com o ambiente físico de trabalho
Processo de referência: 0010223-89.2021.6.05.8000
Meta: criar, aplicar e tabular resultados de pesquisa de satisfação com o ambiente físico do trabalho Situação atual: apresentação da pesquisa elaborada pela COMANP, para a apreciação prévia à divulgação. Resultado do quadrimestre: a pesquisa ainda não foi aplicada.
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Pesquisa elaborada pela Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial e suas seções no doc. n.º 1633631.

Deliberação: apreciação da pesquisa apresentada até agosto/21 para aplicação em setembro/21 e tabulação dos resultados até novembro/2021.

i9 - Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos
Processo de referência: 0010224-74.2021.6.05.8000

Meta: 2 ações anuais
Situação atual: uma ação realizada e definição da segunda ação a ser priorizada. Resultado do quadrimestre: uma ação implementada (50%) e 3 em andamento. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Capacitar os servidores da área de contratações, pregoeiros e membros da CPLIC na nova Lei de Licitações e Contratos (vide SEI n.º 0002589-42.2021.6.05.8000)
Providenciar a ativação do UNA e com isso evitar a contratação de telefonia extra para o interior em períodos eleitorais, além de reduzir consideravelmente os gastos com telefonia.
Capacitar os servidores da SEGEA em gestão de estoque (em andamento no SEI n.º 0002597-19.2021.6.05.8000)
Realizar a ativação de todos os ramais VOIP do interior do estado possibilitando a diminuição considerável de ligações interurbanas e consequentemente diminuindo consideravelmente os gastos com telefonia no âmbito do TRE-BA

Deliberação: reconhecer a capacitação realizada no período de 7 a 11 de junho com a empresa Zênite Informação e Consultoria S/A como ação concluída para atingimento da meta e as demais em andamento.

i10 - Taxa de satisfação com a qualidade de contratações geridas pela SGA
Processo de referência: 0010225-59.2021.6.05.8000
Meta: criar, aplicar e tabular resultados de pesquisa de satisfação com os materiais e serviços contratados pela SGA
Situação atual: apresentação das pesquisas elaboradas pela COSAD e COMAP relativa aos serviços de limpeza e ao mobiliário, respectivamente.
Resultado do quadrimestre: as pesquisas ainda não foram aplicadas. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Pesquisa elaborada pela Seção de Apoio Administrativo , conforme informação registrada no doc. n.º 1619540 Pesquisa elaborada pela Seção de Gestão de Patrimônio, conforme informação registrada no doc. n.º 1651937

Deliberação: apreciação das pesquisas apresentadas até agosto/21, para aplicação em setembro/21 e tabulação dos resultados até novembro/2021.

Documento assinado eletronicamente por Luís Cláudio Queiroz Coni, Analista Judiciário, em 01/07/2021, às 11:43, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Milla de Souza Xavier e Chaves, Coordenador, em 01/07/2021, às 15:31, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Maxwell Mascarenhas dos Anjos, Coordenador, em 04/07/2021, às 14:31, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Lia Mônica Borges Peres Freire de Carvalho, Coordenador, em 05/07/2021, às 17:19, conforme art. 1º,
§ 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Antônio Moisés Almeida Braga, Analista Judiciário, em 07/07/2021, às 10:21, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Raquel de Navarro Cardoso, Técnico Judiciário, em 08/07/2021, às 13:03, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 1660871 e o código CRC
EFAF6CDF.

0001691-29.2021.6.05.8000	1660871v8