TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/DG/SGA

ATA DE REUNIÃO DE ANÁLISE TÁTICA (RAT)	
Data	Horário	Local	Coordenador da reunião	
17/11/2021	Início:14h	Término:15h	Ambiente virtual	Antônio Moisés Almeida Braga	
1. OBJETIVO	
Ciência e apreciação do Relatório de Desempenho Setorial (RDS) pelos gestores da SGA, com avaliação do desempenho da unidade no 2º quadrimestre de 2021 e deliberar sobre eventuais propostas de redirecionamento das Estratégias do TRE-BA e/ou da SGA.	
2. PARTICIPANTES	
Nome	Lotação	Ramal	e-mail	
Antônio Moisés Almeida Braga	Secretário de Gestão Administrativa e
de Serviços	7063	ambraga@tre-ba.jus.br	
Maxwell Mascarenhas dos Anjos	Coordenador de Obras e Manutenção
Predial	7086	mmanjos@tre-ba.jus.br	
Lia Mônica Borges Peres Freire de Carvalho	Coordenadora de Gestão da
Informação, Documentação e Memória	7067	lbcarvalho@tre-ba.jus.br	
Railton Carvalho Brasileiro	Coordenador de Serviços
Administrativos	7444	rcbrasileiro@tre-ba.jus.br	
Milla de Souza Xavier e Chaves	Coordenadora de Aquisições, Material e
Patrimônio	7075	milla.chaves@tre-ba.jus.br	
Raquel de Navarro Cardoso	Oficial de Gabinete da Secretaria de
Gestão Administrativa e de Serviços	7064	rncardoso@tre-ba.jus.br	
3. DISCUSSÃO DA PAUTA	
Após levantamento das informações nos processos específicos criados para acompanhamento do cumprimento do Plano Estratégico Setorial 2020/2021 registrados no Relatório de Desempenho Setorial (RDS) anexado no doc. n.º 1781756 do SEI n.º 0001691- 29.2021.6.05.8000, foram identificados os seguintes resultados parciais para cada indicador em 2021:

i1 - Número de ações propostas com foco na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao público externo pela SGA
Processo de referência: 0010216-97.2021.6.05.8000 Meta: 3 ações anuais
Situação atual: atingimento da meta.
Resultado do quadrimestre: três ações implementadas (100%) Informações consideradas para mensuração do resultado:
Seção de Expedição e Protocolo - implementação da possibilidade de envio de demandas para o Protocolo do Tribunal por mensagem eletrônica.
Seção de Biblioteca e Memória - criação do Centro de Memória Virtual com informações históricas da Justiça Eleitoral, Galeria de Presidentes, fotos das sedes do Tribunal, imagens de documentos e peças do acervo, informações sobre eleições anteriores e um pouco de história dos servidores da Corte Eleitoral da Bahia (disponível em: https://sites.google.com/view/memoriavirtualdotreba/o-centro-de-mem%C3%B3ra?authuser=2).
Seção de Manutenção Predial - implementação do chatbot Maia, para atendimento ao público através do Núcleo de Atendimento Virtual ao Eleitor (NAVE), e que pode ser acessado através do seguinte link

Deliberação: a) reconhecer o quanto implementado pela SEMAP como ação já concluída para atingimento da meta juntamente com as demais já reconhecidas na 1ª RAT; b) considerar atingida a meta do indicador.

i2 - Número de rotinas e/ou procedimentos manualizados na SGA
Processo de referência: 0010217-82.2021.6.05.8000 Meta: 1 ação por Coordenadoria ou por serviço, por ano
Situação atual: término da etapa de definição das 4 (quatro) ações a serem consideradas para atingimento da meta. Resultado do quadrimestre: uma ação implementada e três ações em andamento (25%).	

Informações consideradas para mensuração do resultado:

Seção de Manutenção Predial - está em andamento o mapeamento e manualização do processo de atendimento às zonas eleitorais do interior para manutenção corretiva.
Seção de Contratos - a rotina padrão para apresentação, processamento e devolução da garantia contratual já foi manualizada pela Seção de Contratos - SECONT e está em andamento a manualização: a) do procedimento padrão para celebração de termos aditivos e respectivos mecanismos de controle interno, inclusive os referentes às prorrogações contratuais; e b) do procedimento padrão para celebração dos contratos administrativos e respectivos mecanismos de controles internos.
Seção de Apoio Administrativo - revisão do Manual de Procedimentos para a Formalização da Ocupação de Imóveis (em andamento no âmbito do SEI n.º 0001078-09.2021.6.05.8000)
Seção de Gestão da Informação - está em andamento a manualização do procedimento relativo à editoração de publicações diversas.

Deliberação: reconhecer: a) como concluída a ação proposta pela Seção de Contratos; b) a proposta da SEINFO como ação em andamento para conclusão da meta, juntamente com as demais já reconhecidas na 1ª RAT.

i3 - Número de processos de trabalho com avaliação e gerenciamento de riscos na SGA
Processo de referência: 0010218-67.2021.6.05.8000 Meta: 1 ação por Coordenadoria, por ano
Situação atual: definidos os processos a serem considerados para atingimento da meta. Resultado do quadrimestre: nenhuma ação concluída
Informações consideradas para mensuração do resultado: está em andamento a avaliação de riscos dos seguintes processos: a) procedimento padrão para celebração de termos aditivos e respectivos mecanismos de controle interno, notadamente os termos aditivos de prorrogação contratual; b) processo de contratação dos AAOPs; c) processo de atendimento às zonas eleitorais do interior para manutenção corretiva; e d) procedimento de editoração de publicações diversas.
Deliberação: reconhecer os processos acima mencionados como aqueles que serão considerados para atingimento da meta.

i4 - Evolução da maturidade em Gestão da Informação Processo de referência: 0010219-52.2021.6.05.8000 Meta: 70 pontos (vide ficha do indicador)
Situação atual: meta atingida.
Resultado do quadrimestre: 80 pontos (20 pontos relativos à P1, 15 pontos relativos à P2, 15 pontos relativos à P4, 20 pontos relativos à P5 e 10 pontos relativos à P6) - 100%
Informações consideradas para mensuração do resultado:

Coordenadoria de Gestão da Informação, Documentação e Memória - ações já implementadas: a) apresentação de minuta de resolução administrativa no que tange à classificação de documentos em atenção ao quanto estabelecido na Lei de Acesso à Informação (SEI n.º 0136681-88.2020.6.05.8000), aprovada pelo Tribunal em 9/6/2021 (PJe n.º 0600042-21.2021.6.05.0000); b) apresentação de proposta de atualização do Plano de Classificação das Informações e Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos dos Cartórios Eleitorais, bem como estabelecimento de procedimentos para a transferência de documentos para arquivamento intermediário e permanente, no Arquivo Central (Resolução n.º 14/2021 aprovada no SEI n.º 0010219- 52.2021.6.05.8000 e PJE n.º 0601484-56.2020.6.05.0000; Eleitoral da Bahia; c) criação da Comissão de Gestão da Memória do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia (Portaria n.º 430/2020); d) criação do Centro de Memória Virtual com informações sobre a Memória do Tribunal; e) participação de servidores da SEBLIM na capacitação referente à Gestão da Memória promovida pelo TSE em junho; f) publicação da Política de Gestão Documental e da Política de Gestão da Memória; e g) participação de Gestores Documentais no curso Práticas no Uso das Ferramentas dos Ambientes de Preservação e Acesso/Difusão do RDC-Arq – Archivematica (repositório digital) e AtoM (plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações, como primeira etapa da implementação do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

Deliberação: a) reconhecer as atividades elencadas nos itens f e g como ações que atenderam ao requisito "A SGA propôs a instituição de Política da Informação do TRE-BA? - P5" e "A SGA implementou novidade com vistas a aperfeiçoar a Gestão da Informação no TRE/BA? - P1", respectivamente (as demais foram reconhecidas na 1ª RAT); b) considerar atingida a meta do indicador.

i5 - Taxa de acórdãos indexados
Processo de referência: 0010220-37.2021.6.05.8000 Meta: indexar 25% dos acórdãos por mês
Situação atual: revisão do cumprimento da meta.
Resultado do quadrimestre: meta cumprida em relação a dois meses, com dados levantados até setembro/2021 Informações consideradas para mensuração do resultado: planilha anexada no doc. n.º 1766088.
Deliberação: reconhecer o cumprimenta da meta apenas em relação aos meses de abril e julho/2021, bem como a necessidade de revisão do indicador, a ser feita quando da revisão do Plano Estratégico Setorial em decorrência da recente revisão do Plano Estratégico Institucional.

i6 - Número de ações de conscientização para divulgar atividades, projeto e ações da SGA internamente e para as outras unidades do Tribunal
Processo de referência: 0010221-22.2021.6.05.8000 Meta: 2 ações anuais
Situação atual: meta atingida.
Resultado do quadrimestre: 2 ações implementadas (100%) Informações consideradas para mensuração do resultado:
Seção de Biblioteca e Memória: divulgação do acervo impresso e digital com criação de matérias pela Assessoria de Comunicação Social e a criação do Informativo Bimestral da SEBLIM, periódico que vem divulgando as publicações desta Seção, mostrando a história dos servidores do Tribunal e também estimulando o hábito da leitura.
Seção de Contratos: implementação de rotina de envio periódico de orientações acerca das rotinas de fiscalização de contratos

Deliberação: a) reconhecer as atividades implementadas pela SEBLIM e pela SECONT como ações para atingimento da meta; b) considerar atingida a meta do indicador.

i7 - Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGA
Processo de referência: 0010222-07.2021.6.05.8000 Meta: 2 em ano não eleitoral e 1 em ano eleitoral Situação atual: meta atingida
Resultado do quadrimestre: duas ações concluídas. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial: instalação de usinas fotovoltaicas em 2 prédios vinculados ao Tribunal Regional Eleitoral da Bahia no âmbito do Projeto de Eficiência Energética.
Seção de Gestão de Almoxarifado: doação de saldos remanescentes de álcool em gel 70% para 07 Cooperativas de Catadores de Materiais Recicláveis, 27 Instituições de longa permanência para pessoas idosas, e um Lar para acolhimento de pessoas com deficiência. Além destas entidades filantrópicas, também foram realizadas doações de álcool em gel 70% e café às Obras Sociais Irmã Dulce.

Deliberação: considerar atingida a meta do indicador.

i8 - Taxa de satisfação dos usuários internos com o ambiente físico de trabalho
Processo de referência: 0010223-89.2021.6.05.8000
Meta: criar, aplicar e tabular resultados de pesquisa de satisfação com o ambiente físico do trabalho Situação atual: aplicação da pesquisa elaborada pela COMANP
Resultado do quadrimestre: a pesquisa já foi aplicada, restando pendente a tabulação e análise de resultados. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Pesquisa elaborada e aplicada pela Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial.

Deliberação: constatação da aplicação da pesquisa, restando pendente a tabulação e análise dos resultados.

i9 - Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos
Processo de referência: 0010224-74.2021.6.05.8000 Meta: 2 ações anuais
Situação atual: meta atingida
Resultado do quadrimestre: duas ações implementadas (100%) Informações consideradas para mensuração do resultado:
Capacitação dos servidores da área de contratações, pregoeiros e membros da CPLIC na nova Lei de Licitações e Contratos (vide SEI n.º 0002589-42.2021.6.05.8000)
Capacitação dos servidores da SEGEA em gestão de estoque (SEI n.º 0002597-19.2021.6.05.8000)

Deliberação: a) reconhecer a capacitação realizada no período de 23 a 26 de agosto "Gestão, Planejamento e Organização de Almoxarifado na Administração Pública" como ação para atingimento da meta, juntamente com a outra já reconhecida na 1ª RAT; b) considerar atingida a meta do indicador.

i10 - Taxa de satisfação com a qualidade de contratações geridas pela SGA
Processo de referência: 0010225-59.2021.6.05.8000

Meta: criar, aplicar e tabular resultados de pesquisa de satisfação com os materiais e serviços contratados pela SGA
Situação atual: aplicação das pesquisas elaboradas pela COSAD e COMAP relativa aos serviços de limpeza e ao mobiliário, respectivamente.
Resultado do quadrimestre: as pesquisas foram aplicadas, restando pendente a tabulação e análise de resultados. Informações consideradas para mensuração do resultado:
Pesquisa aplicada pela Seção de Apoio Administrativo Pesquisa aplicada pela Seção de Gestão de Patrimônio

Deliberação: constatação da aplicação da pesquisa, restando pendente a tabulação e análise dos resultados.

Documento assinado eletronicamente por Antônio Moisés Almeida Braga, Analista Judiciário, em 25/11/2021, às 12:29, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Lia Mônica Borges Peres Freire de Carvalho, Coordenador, em 25/11/2021, às 12:31, conforme art. 1º,
§ 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Milla de Souza Xavier e Chaves, Coordenador, em 25/11/2021, às 13:10, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Maxwell Mascarenhas dos Anjos, Coordenador, em 25/11/2021, às 14:17, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Railton Carvalho Brasileiro, Coordenador, em 25/11/2021, às 15:03, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Raquel de Navarro Cardoso, Técnico Judiciário, em 25/11/2021, às 17:42, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 1781759 e o código CRC
1EBB4FBB.

0001691-29.2021.6.05.8000	1781759v5