Relatório de Desempenho Setorial
SECRETARIA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA E DE SERVIÇOS (SGA)

2020-2021

Período: até 31/12/2021

1.	APRESENTAÇÃO

O monitoramento é um hábito sistemático, cuja finalidade é acompanhar o alcance das metas, identificar avanços e melhorias, embasar análises críticas e subsidiar decisões para correção de problemas. Para tanto, é importante que sejam avaliados não apenas os resultados quantitativos de desempenho dos indicadores, mas também aspectos qualitativos, tais como:

•	O indicador está fazendo sentido para a unidade?
•	Sua medição é viável e confiável?
•	O que contribuiu para o resultado obtido? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?
•	A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado?

Os indicadores táticos devem ser utilizados para medir se as ações de cada área estão contribuindo para que os objetivos macro da instituição sejam alcançados.

Considerando os objetivos e as metas setoriais a que se propôs realizar a Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços - SGA, apresenta-se, com base no levantamento das informações junto às unidades da Secretaria através dos processos relacionados no doc. n.º 1612067 do SEI n.º 0001691-29.2021.6.05.8000, este Relatório de Desempenho Setorial (RDS), de forma a que seja utilizado como ferramenta de monitoramento dos resultados obtidos no período, bem assim de subsídio para elaboração do Plano Estratégico Setorial para o novo ciclo (vide SEI n.º 0001080-42.2022.6.05.8000).

O Plano Estratégico Setorial da SGA referente aos anos de 2020-2021 foi aprovado pela IN 2/2021, e se encontra anexado no doc. n.° 1301257 do SEI n.° 0054841-27.2018.6.05.8000, além de estar disponível no site do Tribunal1.
2.	OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO E INDICADORES SETORIAIS

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO	INDICADORES SETORIAIS	
Cooperar para a prestação de
atendimento de excelência ao público	i1. Número de ações propostas com foco na melhoria da qualidade dos
serviços prestados ao público externo pela SGA	

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGA	i2. Número de rotinas e/ou procedimentos manualizados na SGA	
	i3. Número de processos de trabalho com avaliação e gerenciamento de riscos na SGA	

1https://www.tre-ba.jus.br/o-tre/planejamento-estrategico/planejamento-estrategico-institucional-2016-   2021/secretaria-de-gestao-administrativa-e-de-servicos-sga.

Aperfeiçoar a gestão da informação	i4. Evolução da maturidade em Gestão da Informação	
	i5. Taxa de acórdãos indexados	
Melhorar a efetividade da comunicação da SGA (intra e interunidades)	i6. Números de ações de conscientização para divulgar atividades, projetos e ações da SGA internamente e para as outras unidades do Tribunal	
Contribuir com o fomento de práticas ambientais
sustentáveis no âmbito do TRE-BA	i7. Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGA	
Contribuir para proporcionar um ambiente
de trabalho saudável e seguro	i8. Taxa de satisfação dos usuários internos em relação ao ambiente físico de trabalho	

Contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade do gasto público no TRE- BA	i9. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos	
	i10. Taxa de satisfação com a qualidade de contratações geridas pela SGA	

3.	RESULTADOS OBTIDOS

Do levantamento das informações junto às Coordenadorias da Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços, apresentou-se o seguinte cenário em 31 de dezembro de 2021:

i1 (2021) Número de ações propostas com foco na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao público externo pela SGA:

•	implementação da possibilidade de envio de demandas para o Protocolo do Tribunal por mensagem eletrônica.
•	criação do Centro de Memória Virtual com informações históricas da Justiça Eleitoral, Galeria de Presidentes, fotos das sedes do Tribunal, imagens de documentos e peças do acervo, informações sobre eleições anteriores e um pouco de história dos servidores da Corte Eleitoral da Bahia (https://sites.google.com/view/memoriavirtualdotreba/o-centro-de- mem%C3%B3ra?authuser=2).
•	Implementação do chatbot Maia, para atendimento ao público através do Núcleo de Atendimento Virtual ao Eleitor (NAVE), e que pode ser acessado através do seguinte link:
https://www.tre-ba.jus.br/eleitor/servicos-online/nave

i2 (2021). Número de rotinas e/ou procedimentos manualizados na SGA:

•	Em que pese ter sido iniciado em 2021 o mapeamento e manualização do processo de atendimento às zonas eleitorais do interior para manutenção corretiva, não foi possível a sua conclusão no referido exercício.
•	
•	as rotinas padrão para: a) apresentação, processamento e devolução da garantia contratual; e b) formalização de prorrogação de contratos já foram manualizadas pela Seção de Contratos - SECONT e está em andamento a manualização o procedimento para análise e formalização da repactuação contratual.
•	está em andamento no SEI n.° 0001078-09.2021.6.05.8000 a revisão do Manual de Procedimentos para a Formalização da Ocupação de Imóveis.
•	está em andamento à manualização do procedimento relativo à editoração de publicações diversas.

i3. (2021). Número de processos de trabalho com avaliação e gerenciamento de riscos na SGA:

•	Em que pese terem sido iniciadas as ações com vistas a avaliação de riscos dos processos: a) procedimento padrão para celebração de termos aditivos e respectivos mecanismos de controle interno, notadamente os termos aditivos de prorrogação contratual; b) contratação dos AAOPs; c) processo de atendimento às zonas eleitorais do interior para manutenção corretiva; e
d) procedimento de editoração de publicações diversas, nenhum deles foi concluído (a avaliação de riscos dos processos indicados nos itens b e c chegou a ser realizada, mas a primeira não observou a metodologia definida no Tribunal e a segunda precisou de ajustes para completa adequação, o que não ocorreu em 2021)
•	Verifica-se, no entanto que no âmbito do SEI n.º 0012582- 12.2021.6.05.8000, foi apresentado pela SGA, em agosto/2021, o Plano de Tratamento de Riscos à Integridade da Secretaria, ação esta que está sendo considerada como cumprimento parcial da meta, considerando que se trata de processo crítico, envolvendo toda a SGA.

i4 (2021). Evolução da maturidade em Gestão da Informação: além das ações iniciadas em 2020, houve em 2021, até o momento:
•	a criação do Centro de Memória Virtual com informações sobre a Memória do Tribunal Regional (ação, no entanto, não contribuiu, para o atingimento da meta, haja vista que já havia sido implementada em 2020 ação relativa à pergunta 6 do indicador).
•	a participação de servidores da SEBLIM na capacitação referente à Gestão da Memória promovida pelo TSE em junho
•	foi pulicada a Política de Gestão da Informação e a Política de Gestão da Memória.
•	participação de Gestores Documentais no curso Práticas no Uso das Ferramentas dos Ambientes de Preservação e Acesso/Difusão do RDC- Arq – Archivematica (repositório digital) e AtoM (plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações, como primeira etapa da implementação do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).
•	

i5 (2021). Taxa de acórdãos indexados: a meta foi atingida apenas nos meses de abril e junho/2021

i6 (2021). Números de ações de conscientização para divulgar atividades, projetos e ações da SGA internamente e para as outras unidades do Tribunal:

•	criação do Informativo Bimestral da SEBLIM, periódico que vem divulgando as publicações desta Seção, mostrando a história dos servidores do Tribunal e também estimulando o hábito da leitura.
•	implementação de rotina de envio periódico de orientações acerca das rotinas de fiscalização de contratos

i7 (2021). Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGA:

•	instalação de usinas fotovoltaicas em 6 prédios vinculados ao Tribunal Regional Eleitoral da Bahia no âmbito do Projeto de Eficientização Energética.
•	doação de saldos remanescentes de álcool em gel 70% para 07 Cooperativas de Catadores de Materiais Recicláveis, 27 Instituições de longa permanência para pessoas idosas, e um Lar para acolhimento de pessoas com deficiência. Além destas entidades filantrópicas, também foram realizadas doações de álcool em gel 70% e café, às Obras Sociais Irmã Dulce.

i8 (2021). Taxa de satisfação dos usuários internos em relação ao ambiente físico de trabalho: pesquisa aplicada em outubro/2021 e tabulada em dezembro/2021

i9 (2021). Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos:

•	Capacitação dos servidores da área de contratações, pregoeiros e membros da CPLIC na nova Lei de Licitações e Contratos (vide SEI n.º 0002589- 42.2021.6.05.8000
•	Capacitação dos servidores da SEGEA em gestão de estoque (em andamento no SEI n.º 0002597-19.2021.6.05.8000).

i10 (2021). Taxa de satisfação com a qualidade de contratações geridas pela SGA: criação, aplicação e tabulação dos resultados de duas pesquisas (mobiliário e serviços de limpeza). Pesquisas aplicadas em outubro/2021 e tabuladas em dezembro e novembro, respectivamente.

INDICADOR	
META	
RESULTADO	
i1. Número de ações propostas com
foco na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao público externo pela SGA	
Realizar, pelo menos, 3 ações anuais com foco na melhoria dos serviços	
3 ações implementadas (100%)	

i2. Número de rotinas e/ou procedimentos manualizados na SGA	Mapear e manualizar, pelo menos, 1 processo de trabalho por coordenadoria ou por serviço (manutenção predial, locação de imóveis, gestão de almoxarifado e patrimônio, obras e engenharia, manutenção e limpeza, gestão de
licitações e contratos) anualmente	

1 ação implementada e 3 não
implementadas (25%)	
i3. Número de processos de trabalho com avaliação e gerenciamento de riscos na SGA	Avaliar e gerenciar os riscos em, pelo menos, 1 processo crítico por coordenadoria anualmente	5 ações iniciadas, apenas 1
concluída em 2021. (25% da meta)	

i4. Evolução da maturidade em Gestão da Informação	Meta 2021: Alcançar pelo menos 70 pontos,consideradas as perguntas formuladas e a pontuação atribuída a cada
resposta "SIM" as perguntas formuladas	

80 pontos (100%)	
i5. Taxa de acórdãos indexados	Meta 2021: Indexar 25% dos acórdãos exarados (por mês)	Meta atingida apenas nos meses
de abril e julho/2021 (16,67% da meta anual)	
i6. Números de ações de conscientização para divulgar atividades, projetos e ações da
SGA internamente e para as outras unidades do Tribunal	Realizar, pelo menos, 2 ações anuais para melhorar a comunicação interna da SGA e
com as demais unidades do TRE- BA	

2 ações implementadas (100%)	

i7. Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGA	Realizar, no âmbito do TRE-BA, pelo menos, 2 ações voltadas ao fomento de práticas ambientais sustentáveis em anos não eleitorais e 1 em anos eleitorais	

2 ações concluídas (100%)	

i8. Taxa de satisfação dos usuários internos em relação ao ambiente físico de trabalho	
Meta 2021: Criar, aplicar e tabular resultados da pesquisa de satisfação	

Pesquisa aplicada e tabulada (meta atingida)	

i9. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos	
Realizar, pelo menos, 2 ações anuais com foco na boa gestão dos recursos públicos	

2 ações implementadas (100%)	

i10. Taxa de satisfação com a qualidade de contratações geridas pela SGA	
Meta 2021: Criar, aplicar e tabular resultados da pesquisa de satisfação	
Pesquisas aplicadas e tabuladas (meta atingida)	

4.	ANÁLISE DOS RESULTADOS
4.1	Os indicadores estão fazendo sentido para a unidade?
No geral, os indicadores estão fazendo sentido para a unidade, tendo em vista que todos buscam o aperfeiçoamento dos objetivos e ações promovidas pela SGA e suas unidades, sendo necessário, no entanto, promover algumas adequações na sua abrangência, nas metas ou na forma de mensuração para permitir o seu adequado atendimento e o atingimento da finalidade efetivamente pretendida com

tais metas. Pretende-se mantê-los na revisão do Plano Estratégico Setorial da SGA (exceto, talvez, aqueles relativos à realização de pesquisas), com as devidas adaptações.

4.2	Sua medição é viável e confiável?
Sim. Em que pese a necessidade de pequenas adequações na forma de medição, não há dificuldades neste sentido, exceto com relação ao i5 em relação ao qual a forma de medição se restringiu à aferição mensal, sendo necessária deixar mais clara a meta global na revisão do Plano Estratégico Setorial da SGA.

4.3	O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

Ao final do período, confirmou-se a conclusão já identificada no relatório anterior no sentido de que o fator preponderante que contribuiu para o atingimento das metas foi o acompanhamento efetuado pelo Gabinete da SGA que, inclusive, não pode ser mais constante ante ao fato de que, em 2021, houve basicamente a atuação de apenas uma servidora na unidade, além do titular da Secretaria. Importante, ainda, registrar que o monitoramento somente foi iniciado no final de abril/2021 (quando a atual gestão tomou efetiva ciência do teor do PES).
Outro fator que contribuiu é o comprometimento e dedicação da maioria dos servidores da SGA, ainda que seja preciso, ainda, ampliar as ações de conscientização interna acerca da relevância da correta definição e esforços para atingimento das metas, posto que ainda há o entendimento equivocado de que estas significam, apenas, o aumento de trabalho das unidades.
O fator que mais atrapalha, no entanto, é o já conhecido excesso de trabalho das unidades aliado à constante redução da quantidade de servidores nelas lotados (que, inclusive, resultou no atraso da mensuração final dos resultados, ante a necessidade de priorização de outras demandas).
No que tange ao i3, destacamos, ainda, a incipiente cultura da formalização dos riscos, sendo necessária a ampliação das ações de capacitação na matéria. Neste particular, convém registar que foi solicitado treinamento para servidores da SGA, mas não foi incluído no PAC 2022 por restrições orçamentárias.
Verifica-se que dos 10 indicadores, foram atingidas as metas em relação a 7 deles o que, parece-nos, é um resultado positivo, considerando ter sido esse o primeiro Plano Estratégico Setorial instituído e monitorado no âmbito da SGA e que concorreu com o período da pandemia do COVID-19.

4.4	A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado? Conforme já registrado no item 4.1 acima, verificou-se a necessidade de realização de pequenos ajustes na abrangência, nas metas ou na forma de mensuração para permitir o seu adequado atendimento e o atingimento da finalidade efetivamente pretendida com tais metas. Tais revisões serão feitas quando da revisão do Plano Estratégico Setorial da SGA.

5.	CONCLUSÃO

Da análise dos resultados, constata-se que, diante da necessidade de priorização de outras demandas estabelecidas pela Administração, algumas ações para atingimento das metas sofreram atrasos e, portanto, algumas não foram atingidas. Verifica-se, inclusive, que da última aferição de resultados em nov/2021 não houve grandes alterações nos resultados.

O indicador mais afetado ainda é o i3, situação que, com certeza, decorre da ausência da cultura de formalização de riscos já salientada no item 4.3 acima (aliada a já conhecida necessidade de priorização de demandas de caráter urgente).
Da análise das informações apresentadas neste relatório, constata-se que permanece a necessidade de disseminar, ainda mais, de forma ampla e periódica aos servidores da Secretaria, esclarecimentos acerca da finalidade do Planejamento Estratégico Setorial, bem como de sua relevância para o contínuo aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas em prol da melhoria dos serviços prestados pelo Tribunal.
Inclusive, a revisão do Plano Estratégico Setorial terá que contar com a participação efetiva dos servidores responsáveis pela execução das ações, de forma a que a análise quanto à efetiva viabilidade de atendimento (já considerando metas desafiadoras) seja feita por quem tem conhecimento das ferramentas disponíveis e as dificuldades nesse sentido.