TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/DG/SGP

ATA DE REUNIÃO DE ANÁLISE TÁTICA (RAT)

Identificação da Reunião

Data	
Horário	
Local	
Coordenador da reunião	

16/03/2022	
Início:	
14h	
Término:	
19h	
Gabinete da SGP	
Luciana Fonseca	

Objetivo

Apresentar o Relatório de Desempenho Setorial (RDS) aos gestores da SGP e avaliar o desempenho da unidade tanto no 3º quadrimestre/2021, como ao longo de todo o exercício anterior;
Deliberar sobre eventuais adequações para o ciclo 2022/2026;
Definir metas para os indicadores para o ciclo 2022/2026, com vistas a atender o quanto solicitado no SEI nº 0000758-22.2022.6.05.8000.

Participantes

Nome	
Lotação	
Ramal	
E-mail	

Luciana Maria Freitas Fonseca	
SGP	lmfonseca@tre-ba.jus.br	

Mirella Sophia Peregrino Ferraz Cunha	
COPES	
7199	
mscunha@tre-ba.jus.br	

Janine Araújo de Carvalho	
COEDE/SEREDE	7304	luiz.moura@tre-ba.jus.br	

Sayonara Assunção Grillo	
Gabinete da SGP	
7184	
sagrillo@tre-ba.jus.br	

Edilene Alonso de Carvalho Lima	
Gabinete da SGP	7184	eacarvalho@tre-ba.jus.br	

Fernanda Maria Seixas Chagas	
SEJUPE	
7312	
fmchagas@tre-ba.jus.br	

Joselina Santana Pacheco	
SEDAS	
7306	
jspacheco@tre-ba.jus.br	

Rosângela Santana dos Reis	
EFAS	
7213	
 rsreis@tre-ba.jus.br	

Discussão da pauta

Apresentar os resultados alcançados no 3º quadrimestre/2021, bem como ao longo de todo o exercício de 2021, para cada indicador constante do PES SGP 2018-2021.
A partir do quanto apurado e das sugestões apresentadas pelas unidades gestoras dos indicadores, definir metas para o ciclo 2022-2026, bem como as alterações necessárias nas fichas de cada indicador.

Apresentação/Deliberações

Deliberações

Apresentação/Deliberações

Indicador i1) Taxa de servidores treinados em atendimento ao público

Deu-se conhecimento da alteração dos parâmetros para o indicador, conforme sugestão da SGP acolhida pela Administração, a saber:
Inclusão de cursos externos em atendimento ao público, averbados pelo servidor; Alteração da periodicidade: de quadrimestral para bianual.
Em resposta ao questionamento da EFAS sobre a alocação dos servidores capacitados em atendimento ao público, cujo treinamento, apesar de iniciado em 2021, somente foi finalizado em 2022 – Definiu-se que deve ser considerada, para efeito de medição do indicador em tela, a data de finalização da capacitação. Assim, os servidores que finalizaram o curso apenas no ano de 2022 devem ser contabilizados como capacitados para o exercício de 2022.
Acolheu-se as metas sugeridas pela EFAS no documento nº 1860205, constante do SEI nº 0002048-09.2021.6.05.8000. Definiu-se, outrossim, que a contabilização, realizada em anos não eleitorais, deve considerar, além das capacitações voltadas para a profissionalização do 1º grau realizadas especificamente no ano de aferição, aquelas ocorridas ao longo do ano anterior. Assim, a medição realizada em 2023 deve considerar os servidores lotados no 1º grau de jurisdição capacitados nos anos de 2022 e 2023. Por sua vez, a medição realizada no exercício de 2025 deverá considerar as capacitações ocorridas nos anos de 2024 e 2025.

2022.	2023.	2024.	2025.	2026.	

----------	Capacitar, entre 2022 e 2023, 60% dos servidores efetivos lotados nos cartórios eleitorais em cursos voltados para a profissionalização do atendimento ao público	

------------	Capacitar, entre 2024 e 2025, 65% dos servidores efetivos lotados nos cartórios eleitorais em cursos voltados para a profissionalização do atendimento ao público	

---------------	

	no 1º grau		no 1º grau		

2022.	2023.	2024.	2025.	2026.	
10%	45%	55%	90%	100%	

Deliberou-se, ainda, com vistas a minimizar diferenças de interpretação sobre a finalidade do curso externo averbado pelo servidor, que, para fins de contabilização do indicador em tela, apenas serão considerados cursos externos em “atendimento ao público ou atendimento ao cliente”. Apenas para cursos internos serão considerados qualquer curso voltado para a profissionalização do atendimento no 1º grau.

Indicador i2) Taxa de adequação das normas internas à legislação de pessoal vigente

Destacou-se que o excelente desempenho, visto que a meta traçada foi superada em 11,5%. Acolheu-se as metas propostas e sugestões da área gestora do indicador para o ciclo que se inicia em 2022 (documento nº 1845157), contemplando critérios mais objetivos, a saber: (1) elaboração de Lista de assuntos/matérias, consideradas prioritárias para normatização, aprovada pelo Comitê de Gestão de Pessoas, (2) contabilização apenas de normas inéditas, de revisão e de atualização e (3) contabilização apenas de normas produzidas pela unidade, mesmo que ainda não editadas/publicadas pela Administração.

A COPES/SEJUPE apresentou a lista de normas inexistentes ou pendentes (documento nº 1861547). Definiu-se que será apresentada ao Comitê de Gestão de Pessoas relação com as prioridades, a partir da lista citada, para validação.

Indicador i3) Número de processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos na SGP

Foram destacadas as dificuldades enfrentadas para o alcance das metas traçadas: áreas absorvidas pelas atividades operacionais, juntamente com a necessidade de capacitação dos servidores na metodologia de gerenciamento de riscos;
Acolheu-se as metas propostas pela COEDE e COPES no SEI nº 2065-45.2021.6.05.8000, restando definido que para o ano de 2022 o objetivo será a elaboração de plano de ação para alcance da meta estabelecida para o ciclo, com a definição dos processos considerados críticos na SGP:	

2022.	
2023.	
2024.	
2025.	
2026.	

Elaborar Plano de Ação com identificação de processos críticos da SGP	
3 processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos (2 – COEDE e 1 – COPES)	

---------	
4 processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos (2 COEDE e 2 COPES)	

--------	

Indicador i4) Número de procedimentos e rotinas manualizadas na SGP

Foram destacadas as dificuldades enfrentadas para o alcance das metas traçadas: áreas absorvidas pelas atividades operacionais, juntamente com a necessidade de capacitação dos servidores na metodologia de gerenciamento de processos;
Pontuou-se que a sugestão apresentada pela COPES no documento nº 1850926 (elaboração de manual das atividades de cada uma das seções da SGP, contendo os procedimentos, processos e as atividades passo a passo de cada uma das unidades) seria capaz de propiciar melhorias mais significativas neste momento para as atividades da SGP, impactando positivamente nos trabalhos das unidades visto que iria assegurar a disseminação do conhecimento das atividades realizadas por toda a Secretaria.
Assim com o objetivo de viabilizar a entrega de um trabalho mais global, permitindo amplia a gestão do conhecimento e, consequentemente, padronizar a uniformização das demandas e minimizar inseguranças em virtude de alteração de equipes de trabalho, deliberou-se pela alteração do indicador i4: ao invés de medir um quantitativo de processos manualizados utilizando a metodologia de gestão de processos, o indicador medirá o grau de manualização de atividades das unidades da SGP.	
2022.	2023.	2024.	2025.	2026.	
Elaborar Plano de Ação para a Elaboração de Manuais para as Atividades da SGP	
40%	
50%	
90%	
100%	

Indicador i5 Taxa de satisfação dos servidores com a comunicação da SGP

Discutiu-se sobre o resultado alcançado na pesquisa, bem como sobre o tratamento das demandas identificadas com a definição das ações a serem implementadas e elaboração de planos individuais para viabilizar o alcance das metas definidas para o ciclo 2022-2026.
Aprovou-se a sugestão apresentada no documento nº 1853322, tanto no que se refere as metas para o novo ciclo do PES, como no tocante a alteração da periodicidade de aferição do indicador, tendo que vista que, nos anos eleitorais, já existe previsão de realização de pesquisa de clima organizacional (instrumento que também esta relacionado ao objetivo de contribuição associado ao indicador i5.

Indicador i6: Taxa de satisfação com os serviços oferecidos pela SEDAS

Discutiu-se sobre o resultado alcançado na pesquisa. Foi informado que as demandas identificadas estão sendo tratadas pela unidade de saúde do Tribunal, que buscará atendê-las mediante ações a serem contempladas no PQVT e em outras iniciativas sob a	

r

2022.	2023.	2024.	2025.	2026.	
-----------	55%	------------	65%	------------	

responsabilidade da SEDAS/COEDE.
Concluiu-se que, após medição do indicador em 2021 (67,23% dos servidores satisfeitos com os serviços oferecidos pela SEDAS), se faz necessária a implementação de um indicador que venha a contribuir de maneira mais efetiva com a melhoria de entregas já realizadas pelo Serviço de Saúde. Por esta razão, deliberou-se, para o ciclo 2022-2026, pela exclusão do indicador em tela.
Por outro lado, entendeu-se necessária a criação de novo indicador com o objetivo de avaliar especificamente o serviço entregue pela Junta Médica. Assim, deverá ser apresentada, ainda em 2022, proposta de novo indicador voltado para avaliar a realização de juntas médicas neste Tribunal, com vistas a melhoria da tempestividade de sua ocorrência.

Indicador i7: Taxa de ausência de servidores efetivos por motivo de saúde própria (TASE)

Apresentou-se o resultado alcançado no exercício de 2021, bem como os resultados históricos aos longo do ciclo 2018-2021, comparados às metas revistas, conforme aprovado pela Administração a partir da sugestão apresentada pela SGP na última RAT.
Deliberou-se pela manutenção do indicador com as seguintes metas para o ciclo 2022-2026, estabelecidas considerando o objetivo de redução da TASE em 10% até 2026:

2022.	
2023.	
2024.	
2025.	
2026.	

2,40%	
2,34%	
2,28%	
2,22%	
2,16%	

Indicador i8: Taxa de servidores com exame periódico finalizado

Apresentou-se o resultado alcançado no exercício de 2021, bem como os resultados históricos ao longo do ciclo 2018-2021.
Destacou-se as dificuldades atualmente enfrentadas pelo serviço médico para atender a meta estabelecida para o indicador, tais como: atendimento aos novos servidores, análise para permanência de servidores em trabalho remoto, atendimento aos casos suspeitos de coronavírus, dentre outras.
Deliberou-se que as metas serão definidas em conjunto com a Equipe Médica em reunião a ser realizada no dia 17/03/2022, tendo em vista a especificidade do indicador.

Indicador i9: Taxa de rotatividade dos servidores nas Unidades do TRE-BA

Informou-se sobre a medição realizada, conforme consta do SEI nº 0002109-64.2021.6.05.8000.
Ponderou-se qual seria o objetivo do indicador, destacando que a medição realizada não estava contribuindo para identificar, na Secretaria do Tribunal, as Unidades que apresentam maior índice de rotatividade, para investigar as possíveis causas. (conforme objetivo inicialmente definido na ficha do indicador).
Assim, considerando o quanto informado pela SEREDE, unidade gestora do indicador, no processo anteriormente mencionado, deliberou-se pela exclusão do indicador nos termos em que o mesmo foi proposto para o ciclo 2018-2021.
Outrossim, pontuou-se a necessidade de medição do quantitativo de lotações de servidores na Secretaria que são realizadas com o devido acompanhamento da área competente (SEREDE),

em atendimento ao quanto estabelecido no Regulamento da Secretaria (Art. 101, inciso II, da Res. Adm. TRE-BA nº 4/2021), com o objetivo de assegurar a disponibilização de servidores considerando as competências necessárias para desempenho das atividades nas diversas unidades da Secretaria.
Dessa forma, deliberou-se que caberá à SEREDE/COEDE a reformulação do indicador para apresentação à COPEG.

Indicador i10: Taxa de execução do Plano Anual de Capacitação (PAC)

Destacou-se que a meta traçada para a execução do Plano Anual de Capacitação foi alcançada ao longo do ciclo, com pequena queda em 2021, tendo em vista a aprovação tardia da LOA, conforme justificado pela unidade gestora do indicador.
Deliberou-se pela manutenção do indicador com as seguintes metas para o ciclo 2022-2026:

2022.	
2023.	
2024.	
2025.	
2026.	

75%	
80%	
85%	
90%	
95%	

Indicador i11: Taxa de aderência ao Plano Anual de Capacitação (PAC)

Restou demonstrada a evolução da taxa de aderência ao PAC, ultrapassando a meta definida para o exercício de 2021 em onze pontos percentuais.
Foram definidas as seguintes metas para o ciclo 2022/2026:

2022.	2023.	2024.	2025.	2026.	
90%	90%	90%	95%	95%	

Fechamento da ata

Responsável pela elaboração da ATA	Assinatura	
Edilene Alonso de Carvalho Lima		
Participantes	Assinatura	
Luciana Maria Freitas Fonseca		
Mirella Sophia Peregrino Ferraz Cunha		

Janine Araújo de Carvalho			

Sayonara Assunção Grillo			

Fernanda Maria Seixas Chagas			

Joselina Santana Pacheco			

Rosângela Santana dos Reis			

Documento assinado eletronicamente por Edilene Alonso de Carvalho Lima, Analista Judiciário, em 24/03/2022, às 10:55, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Janine Araujo de Carvalho, Chefe de Seção, em 24/03/2022, às 13:10, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Sayonara Assunção Grillo, Oficial de Gabinete, em 24/03/2022, às 13:52, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Fernanda Maria Seixas Chagas, Chefe de Seção, em 24/03/2022, às 13:58, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Mirella Sophia Peregrino Ferraz Cunha, Coordenador, em 24/03/2022, às 19:41, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Rosângela Santana dos Reis, Chefe de Seção, em 25/03/2022, às 09:49, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 1872632 e o código CRC A105E820.

0002124-33.2021.6.05.8000	1872632v2