Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

Relatório

de Desempenho Setorial

Secretaria de Gestão Administrativa Período: 1º de janeiro a 30 de abril de 2024

Plano Estratégico Setorial Ciclo: 2023-2026

Salvador, junho/2024

1. APRESENTAÇÃO

O presente relatório apresenta o desempenho da Secretaria de Gestão Administrativa referente ao período de 1º de janeiro a 30 de abril de 2024 diante das metas definidas no Plano Estratégico Setorial da Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) – Ciclo 2023-2026, instituído através da Instrução Normativa n.º 11, de 3 de agosto de 20231.

O PES SGA contempla 7 (sete) indicadores setoriais que visam:

•	Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público; 	
•	Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGA;
•	Aperfeiçoar a gestão da informação;
•	Contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade do gasto público no TRE-BA.
	
O plano foi estruturado em um formato de fácil mensuração, com definição de metas factíveis em face do caráter operacional da Secretaria, sem prejuízo da realização de futuras revisões para ampliação de metas e indicadores.

O monitoramento dos indicadores é uma importante ferramenta de gestão, com a finalidade de acompanhar o alcance das metas definidas para o período de medição, identificar avanços e oportunidades de melhorias, embasar análises críticas e subsidiar decisões para correção de eventuais problemas que afetem o desempenho das atividades da Secretaria e, por conseguinte, do Tribunal.

Por se tratarem de indicadores táticos, os índices aferidos representam os resultados alcançados pelas áreas técnicas e operacionais da SGA, com avaliação quantitativa e qualitativa e foco na contribuição para o atendimento dos objetivos estratégicos do Tribunal.

1 Versão atual disponível site do TRE-BA. Acesso em 17 de junho de 2024.

2. OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO E INDICADORES SETORIAIS

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público
Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS
Aperfeiçoar a gestão da informação

Contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade do gasto público no TRE-BA

INDICADORES SETORIAIS

i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA

i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação.
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT
i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

3. RESULTADOS OBTIDOS

A partir do levantamento das informações colhidas junto às Coordenadorias da SGA através do processo de monitoramento dos indicadores (vide detalhamento no doc. n.º 2873827, apresentam-se, a seguir, os resultados alcançados no 1º quadrimestre de 2024 para os indicadores táticos da Secretaria.

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA.
i2 Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados i3. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT
i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

META 2024

3 ações

1 ação

2 ações

3 ações

2 ações

70%
(quanto maior, melhor)

até 22% (quanto menor, melhor)

RESULTADO parcial em 2024

1 ação concluída

Ações em andamento

1 ação concluída e outras em andamento

Ações em andamento

2 ações concluídas

40% da meta (27,78% dos processos deflagrados no prazo)
24,14% (meta final já ultrapassada)

4. ANÁLISE DOS RESULTADOS

4.1 Os indicadores estão fazendo sentido para a unidade?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA.
i2 Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT
i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

É ÚTIL?

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

Considerações (se necessárias) Trata-se de indicador que mede as ações que
envolvem inovação na Secretaria e, portanto, possui caráter relevante para estimular a implementação de novidades que possam aperfeiçoar as atividades a ela relacionadas
Indicador relevante para manter atualizadas as rotinas e informações pertinentes às atividades da Secretaria.
Indicador importante para ampliar a cultura de formalização e gestão de riscos relacionados às atividades da SGA.

Indicador importante para fomentar ações de aperfeiçoamento na área de gestão documental.
Indicador relevante em razão da matéria, norteando as ações da Secretaria para sempre buscar promover ações que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
Atende ao propósito de medir o desempenho do processo organizacional, mostrando-se específico, mensurável, atingível e relevante.
Atende ao propósito de medir o desempenho do processo organizacional, mostrando-se específico, mensurável, atingível e relevante.

4.2 Sua medição é viável e confiável?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA.
i2 Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados i3. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação i5. Número de iniciativas que
contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT
i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

MEDIÇÃO CONFIÁVEL?

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

( x ) SIM ( ) NÃO

Considerações (se necessárias)
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Sim. A mensuração vem sendo promovida através do SEI n.º 0018787-86.2023.6.05.8000

Sim. A mensuração vem sendo promovida através do SEI n.º 0018787-86.2023.6.05.8000

4.3 O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA.
i2 Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação i5. Número de iniciativas que
contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT

i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

O que contribuiu ou dificultou?
A definição prévia das ações que serão consideradas no indicador, bem como a atuação e dedicação da área de contratações contribuíram para a conclusão de 1 (uma) ação das três previstas para o ano.
A sobrecarga de trabalha da área de contratações e de patrimônio impediram a conclusão, ainda no primeiro quadrimestre, das ações previstas. Contudo, considerando que do prévio levantamento de ações constam várias iniciativas, há possibilidade de atingimento da meta anual.
A implementação da rotina de revisão periódica do plano de tratamento de riscos da SGA contribuiu para o atingimento de 50% da meta anual já no primeiro quadrimestre.

Considerando que as ações previstas estão com andamento esperado, não há questões a registrar neste quesito.
A definição prévia das ações que serão consideradas no indicador, bem como a atuação e dedicação da área de contratações contribuíram para o atingimento da meta já no primeiro quadrimestre do ano
A atuação de algumas áreas demandantes do Tribunal, bem como do monitoramento pela área de contratos, além das oficinas e treinamento EAD para elaboração de ETP disponibilizados.
Demandas imprevisíveis, decorrentes de mudança na gestão ou para atendimento de determinações dos órgãos de fiscalização ou da auditoria interna, aliado ao planejamento ineficiente das contratações pelas unidades demandantes de contratações, sobretudo decorrente da sobrecarga de trabalho.

4.4 O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA.
i2 Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados i3. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação i5. Número de iniciativas que
contribuam para a boa gestão dos recursos públicos.
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT
i7. Taxa de processos não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício.

Há algo a melhorar? O quê?

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Aprimoramento e ampliação das ações gerenciais pelas unidades envolvidas com as contratações (vide doc. n.º 2849242)

Aprimoramento e ampliação das ações gerenciais pelas unidades envolvidas com as contratações (vide doc. n.º 2849242

5. CONCLUSÃO

Com base nas análises e resultados registrados ao longo deste relatório é possível	concluir que Plano	Estratégico Setorial     da	Secretaria     de	Gestão Administrativa (SGA) – Ciclo 2023-2026 está alinhado aos propósitos e capacidade de execução atuais da Secretaria.

Verifica-se que a meta de um dos indicadores já foi atingida (i5) e que 5 indicadores apresentam boa execução, com alta probabilidade de atingimento da meta anual (i1, i2, i3, i4 e i6). Registra-se, contudo, que um dos indicadores teve a sua meta anual ultrapassada já no primeiro quadrimestre, (i7).

Em relação ao i6 e ao i7, convém transcrever as palavras da gestora da área de contratos, ao registrar que:

2. [...] após utilização dos indicadores acima referidos no primeiro ciclo de planejamento, qual seja, o PLANCONT 2023, reforçamos o entendimento, [...] de que os indicadores permanecem atendendo ao propósito de medir o desempenho do processo como, e principalmente, refletem, na prática, as características originais com as quais foram inicialmente concebidos, isto é, mostram-se específicos (permitem uma avaliação direta sobre onde atuar a partir de seus resultados), mensuráveis (dispõe-se de todas informações para apuração dos resultados), atingíveis (são possíveis de serem alcançados, mas guardam o conteúdo desafiador dada a capacidade e os insumos que possui o Tribunal, isto é, não causam desmotivação), relevantes (contribuem sobremaneira com o alcance dos objetivos) e baseados no tempo (periodicidade definida).

[...], o não atingimento das metas revela muito mais um amplo espaço e oportunidades de ações gerenciais do que propriamente a inadequação dos indicadores. Ações estas, inclusive, que envolvem não apenas as unidades demandantes e gestoras principalmente, mas também esta unidade enquanto controladora e orientadora do macroprocesso de gestão contratual no âmbito deste Tribunal, bem como as demais instâncias superiores envolvidas (SGA, CGeOA, Diretoria-Geral).

Os resultados ora identificados revelam o comprometimento das unidades que integram a Secretaria de Gestão Administrativa no sentido de impulsionar o alcance dos objetivos setoriais definidos visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades sob sua responsabilidade, contribuindo, por conseguinte, para o atendimento da missão institucional do TRE-BA.

Com essas considerações, conclui-se pela relevância da manutenção dos indicadores setoriais atualmente previstos, mantendo-se a sistemática de reavaliação periódica com vistas à preservação do binômio “factibilidade X desafio” na definição dos objetivos da Secretaria.