Relatório de Desempenho Setorial
SECRETARIA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA (SGA)
Período: janeiro a dezembro/2023

2023-2026

1.	APRESENTAÇÃO

“Diga-me como me medes que eu te direi como me comporto"
Frase atribuída a Elyahu Goldratt1.

O monitoramento é um hábito sistemático, cuja finalidade é acompanhar o alcance das metas, identificar avanços e melhorias, embasar análises críticas e subsidiar decisões para correção de problemas. Daí a importância de avaliarmos não apenas os resultados quantitativos de desempenho dos indicadores, mas também aspectos qualitativos. Para tanto, devem ser sempre avaliadas as seguintes questões:

O indicador está fazendo sentido para a unidade?
Sua medição é viável e confiável?
O que contribuiu para o resultado obtido? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?
A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado?

“Se os indicadores estratégicos servem para medir o atingimento de metas macro, na definição de indicadores táticos, são apontadas métricas para determinar se as ações traçadas por cada área estão contribuindo para que objetivos maiores sejam alcançados” (ref: nota 1)

Portanto, considerando os objetivos e as metas setoriais a que se propôs realizar a unidade desdobrada, este Relatório de Desempenho Setorial (RDS) serve de ferramenta de monitoramento dos resultados obtidos no período, bem assim de subsídio para eventuais ajustes necessários ao alcance das metas pretendidas.

2.	LISTA DOS OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO E INDICADORES SETORIAIS

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO	INDICADORES SETORIAIS	
Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao
público	i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA	

1 https://www.doo.com.br/operacionais-taticos-ou-estrategicos-indicadores-sao-essenciais. Acesso em outubro 2023.

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGA	i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados	
	i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA	
Aperfeiçoar a gestão da informação	i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação	

Contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade do gasto público no TRE-BA	i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos	
	i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	
	i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício	

3.	RESULTADOS OBTIDOS

INDICADOR	META 2023	RESULTADO
NO PERÍODO	
i1 Número de ações com foco na melhoria da
qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA	
3	
3	
i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados	
3	
3	
i3 Número de ações de aprimoramento da avaliação
e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA	
3	
3	
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação	
3	
3	
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão dos recursos públicos	
2	
2	
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	65%
(do tipo “quanto maior, melhor”)	
37,21%	
i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício	25%
(do tipo “quanto menor, melhor”)	
44,16%	

4.	ANÁLISE DOS RESULTADOS

Os indicadores estão fazendo sentido para a unidade?

INDICADOR	É ÚTIL?	CONSIDERAÇÕES
(SE NECESSÁRIAS)	
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA	
(x) SIM ( ) NÃO	Trata se de indicador que mede as ações que envolvem inovação na Secretaria e, portanto, possui caráter relevante para estimular a implementação de novidades que possam aperfeiçoar as atividades a ela
relacionadas.	
i2. Número de rotinas e/ou
procedimentos da SGA manualizados ou revisados	(x) SIM ( ) NÃO	Indicador relevante para manter atualizadas as
rotinas e informações pertinentes às atividades da Secretaria.	
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de
processos de trabalho na SGA	
(x) SIM ( ) NÃO	Indicador importante para ampliar a cultura de formalização e gestão de riscos relacionados às atividades da SGA.	
i4. Número de ações de
aprimoramento da gestão documental e de informação	(x) SIM ( ) NÃO	Indicador relevante, considerando se tratar de matéria aplicável, como regra, a todo o Tribunal.	
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão
dos recursos públicos	(x) SIM ( ) NÃO	Indicador relevante para garantir que as atividades da Secretaria atendam aos princípios da eficiência, sem
desperdícios.	

i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	

(x) SIM ( ) NÃO	Indicador essencial ao funcionamento e manutenção da máquina administrativa e, por conseguinte, para o cumprimento da missão institucional e para o alcance dos objetivos e metas estratégicas do Tribunal, cabendo que sejam monitoradas e sinalizadas à
Administração as situações críticas.	

i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício	

(x) SIM ( ) NÃO	Indicador essencial ao funcionamento e manutenção da máquina administrativa e, por conseguinte, para o cumprimento da missão institucional e para o alcance dos objetivos e metas estratégicas do Tribunal, cabendo que sejam monitoradas e sinalizadas à
Administração as situações críticas.	

Sua medição é viável e confiável?

INDICADOR	MEDIÇÃO
CONFIÁVEL?	CONSIDERAÇÕES
(SE NECESSÁRIAS)	
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos
e ações da SGA	
(x) SIM ( ) NÃO	Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.	
i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA
manualizados ou revisados	(x) SIM ( ) NÃO	Considerando trata se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca
da medição.	

i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de
processos de trabalho na SGA	
(x) SIM ( ) NÃO	Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.	
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão
documental e de informação	(x) SIM ( ) NÃO	Considerando trata se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca
da medição.	
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão
dos recursos públicos	(x) SIM ( ) NÃO	Considerando trata se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca
da medição.	
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	
(x) SIM ( ) NÃO	É realizada mediante coleta de informações na planilha do PLANCONT, e a aplicação de fórmulas,  cabendo,  porém,  que  seja
aperfeiçoada.	
i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no
exercício	
(x) SIM ( ) NÃO	É realizada mediante coleta de informações na planilha do PLANCONT, e a aplicação de fórmulas,  cabendo,  porém,  que  seja
aperfeiçoada.	

O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR	O QUE CONTRIBUIU OU DIFICULTOU?	
i1 Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos
e ações da SGA	A contribuição da área de contratações foi fundamental para atingimento do resultado. A unidade, neste ano, concluiu as providências com vistas à garantir a adequação de normas, rotinas
e modelos à nova Lei de Licitações.	
i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados	A contribuição da área de contratações foi fundamental para atingimento do resultado. A unidade, neste ano, concluiu as providências com vistas à garantir a adequação de normas, rotinas
e modelos à nova Lei de Licitações.	
i3 Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de
processos de trabalho na SGA	Trata se de matéria que acaba sendo realizada na prática, sem a devida formalização, mas com ações graduais, as rotinas nesse sentido estão sendo implementadas, como demonstra o indicador,
considerando que a meta de 2023 foi atingida.	
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão documental e de informação	A constante busca da unidade de gestão de documentação, informação e memória em identificar ações aptas a aperfeiçoar as suas atividades e ampliar as ações de manutenção e divulgação da
Memória do Tribunal	
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão
dos recursos públicos	Contribuíram para atingimento da meta o empenho das equipes de gestão de bens e materiais e da área de contratações para
realização das ações.	

i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	Em que pese o constante monitoramento realizado pela COGELIC, informando à Administração periodicamente sobre a execução do PLANCONT, em especial das situações de atrasos, e da necessidade de observância aos prazos estabelecidos, com promoção de diligências junto às unidades, a meta não foi atingida. Dentre as dificuldades, observa-se a deficiência no planejamento interno das
unidades, a qual se reflete no Plano de Contratações, além da	

	sobrecarga de trabalho e do surgimento de novas demandas que tendem a se tornar prioridade.	

i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício	A deficiência no planejamento interno das unidades se reflete no descumprimento da meta antes mesmo da finalização do período de medição, assim como o número de demandas imprevisíveis e decorrentes de novas diretrizes emanadas da Administração após a aprovação do planejamento, o que ocorre no ano anterior ao de
execução.	

A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado?

INDICADOR	HÁ ALGO A MELHORAR? O QUÊ?	
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos
e ações da SGA	
Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.	
i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA
manualizados ou revisados	Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.	
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de
processos de trabalho na SGA	
Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas, verificando se é possível aumentá-lo.	
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão
documental e de informação	Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas, verificando se é possível aumentá-lo.	
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão
dos recursos públicos	Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas, verificando se é possível aumentá-lo.	
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo previsto no PLANCONT	A implantação do sistema Plano de Contratações otimizará o monitoramento do PLANCONT, bem como a interação com as unidades, assim como o treinamento em planejamento de
contratações que ocorrerá em 2024.	
i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados
no exercício	A implantação do sistema Plano de Contratações otimizará o monitoramento do PLANCONT, bem como a interação com as unidades, assim como o treinamento em planejamento de
contratações que ocorrerá em 2024.	

5.	CONCLUSÃO

Após as análises acima é possível concluir que o Plano Estratégico Setorial - PES SGA 2023- 2026 continua alinhado aos propósitos e capacidade de execução atuais da Secretaria, mantendo, no entanto, um caráter desafiador.
Os indicadores que o compõem o plano servem de norte para garantir a implementação de futuras ações da Secretaria com vistas á inovação ou revisão de suas atividades, sempre na busca do constante aperfeiçoamento.
Os resultados do i6 e do i7, cuja meta não foi atingida, revelam a necessidade de aprimoramento do planejamento interno das unidades demandantes do Tribunal, acerca da qual será comunicada a Administração Superior via processo específico, desde já registrando se tratar de um grande desafio o atingimento das metas, tendo em vista o número de demandas imprevisíveis (sobretudo na área de gestão de serviços) e as demandas de contratação decorrentes de novas diretrizes emanadas da Administração após a aprovação do planejamento no ano anterior ao da execução (em 2023, isso ocorreu com as contratações de Tecnologia da Informação e Comunicação).
Ao longo do acompanhamento da execução do PES, a Secretaria buscará reavaliar os indicadores, de forma periódica, de forma a sempre preservar o binômiofactibilidade X desafio.