Relatório de Desempenho Setorial

SECRETARIA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA (SGA)

Período: janeiro a setembro/2023

2023-2026

1.	APRESENTAÇÃO

“Diga-me como me medes que eu te direi como me comporto"

Frase atribuída a Elyahu Goldratt1.

O monitoramento é um hábito sistemático, cuja finalidade é acompanhar o alcance das metas, identificar avanços e melhorias, embasar análises críticas e subsidiar decisões para correção de problemas. Daí a importância de avaliarmos não apenas os resultados quantitativos de desempenho dos indicadores, mas também aspectos qualitativos. Para tanto, devem ser sempre avaliadas as seguintes questões:

1.	O indicador está fazendo sentido para a unidade?

2.	Sua medição é viável e confiável?

3.	O que contribuiu para o resultado obtido? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?
4.	A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado?

“Se os indicadores estratégicos servem para medir o atingimento de metas macro, na definição de indicadores táticos, são apontadas métricas para determinar se as ações traçadas por cada área estão contribuindo para que objetivos maiores sejam alcançados” (ref: nota 1)

Portanto, considerando os objetivos e as metas setoriais a que se propôs realizar a unidade desdobrada, este Relatório de Desempenho Setorial (RDS) serve de ferramenta de monitoramento dos resultados obtidos no período, bem assim de subsídio para eventuais ajustes necessários ao alcance das metas pretendidas.

2.	LISTA DOS OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO E INDICADORES SETORIAIS

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO	INDICADORES SETORIAIS		
Cooperar para a prestação de	i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou		
atendimento de excelência ao			
	divulgação dos serviços, projetos e ações da SGA		
público			

1	https://www.doo.com.br/operacionais-taticos-ou-estrategicos-indicadores-sao-essenciais. Acesso em outubro 2023.

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGA

i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA manualizados ou revisados

i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGA

Aperfeiçoar a gestão da	i4.  Número  de	ações  de	aprimoramento  da  gestão		
informação	documental e de informação				
	i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa gestão		
	dos recursos públicos				
Contribuir para o aperfeiçoamento	i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no prazo		
da qualidade do gasto público no			
	previsto no PLANCONT				
TRE-BA					
						
	i7.  Taxa  de  processos  de  contratação  não  previstos  no		
	PLANCONT inicial deflagrados no exercício			
3.   RESULTADOS OBTIDOS						
INDICADOR		META 2023	RESULTADO		
			NO PERÍODO		
						
i1. Número de ações com foco na melhoria da					
qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e	3		3		
ações da SGA						
i2. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGA	3		3		
manualizados ou revisados						
						
i3. Número de ações de aprimoramento da avaliação					
e gerenciamento de riscos de processos de trabalho	3		2 (e 1 ação em		
na SGA				andamento)		
i4. Número de ações de aprimoramento da gestão	3		2 (e 1 ação em		
documental e de informação						
				andamento)		
						
i5. Número de iniciativas que contribuam para a boa	2		1 (e 1 ação em		
gestão dos recursos públicos				andamento)		
						
i6. Taxa de processos de contratação deflagrados no	65%		35,06%		
prazo previsto no PLANCONT						
						
i7. Taxa de processos de contratação não previstos no	25%		35,06%		
PLANCONT inicial deflagrados no exercício					

4.	ANÁLISE DOS RESULTADOS

4.1 Os indicadores estão fazendo sentido para a unidade?

INDICADOR			É ÚTIL?	CONSIDERAÇÕES		
				(SE NECESSÁRIAS)		
										
i1. Número de ações com foco		Trata-se  de  indicador  que  mede  as  ações  que		
		envolvem inovação na Secretaria e, portanto, possui		
na melhoria da qualidade e/ou	(x) SIM			
		caráter relevante para estimular a implementação		
divulgação		dos			serviços,	( ) NÃO			
							de novidades que possam aperfeiçoar as atividades a		
projetos e ações da SGA						
				ela relacionadas.		
										
i2.  Número  de  rotinas  e/ou	(x) SIM	Indicador  relevante  para  manter  atualizadas  as		
procedimentos			da	SGA		rotinas e informações pertinentes às atividades da		
					( ) NÃO			
manualizados ou revisados			Secretaria.		
					
i3.   Número	de		ações	de		Indicador  importante  para  ampliar  a  cultura  de		
aprimoramento da	avaliação	e	(x) SIM			
				formalização  e  gestão  de  riscos  relacionados  às		
gerenciamento	de	riscos	de	( ) NÃO			
					atividades da SGA.		
processos de trabalho na SGA					
					
i4.   Número	de		ações	de	(x) SIM	Indicador  relevante,  considerando  se  tratar  de		
aprimoramento	da	gestão				
			( ) NÃO	matéria aplicável, como regra, a todo o Tribunal.		
documental e de informação					
					
i5.  Número  de  iniciativas  que	(x) SIM	Indicador relevante para garantir que as atividades		
contribuam para a boa gestão		da Secretaria atendam aos princípios da eficiência,		
	( ) NÃO			
dos recursos públicos				sem desperdícios.		
						
								Indicar essencial ao funcionamento e manutenção		
i6.   Taxa	de	processos	de		da máquina administrativa e, por conseguinte, para		
				(x) SIM	o cumprimento da missão institucional e para o		
contratação		deflagrados	no				
				( ) NÃO	alcance  dos  objetivos  e  metas  estratégicas  do		
prazo previsto no PLANCONT					
			Tribunal,  cabendo  que  sejam  monitoradas  e		
										
								sinalizadas à Administração as situações críticas.		
								Indicar essencial ao funcionamento e manutenção		
i7.   Taxa   de   processos   de		da máquina administrativa e, por conseguinte, para		
contratação	não	previstos	no	(x) SIM	o cumprimento da missão institucional e para o		
PLANCONT inicial deflagrados no	( ) NÃO	alcance  dos  objetivos  e  metas  estratégicas  do		
exercício								Tribunal,  cabendo  que  sejam  monitoradas  e		
								sinalizadas à Administração as situações críticas.		

4.2 Sua medição é viável e confiável?

INDICADOR	MEDIÇÃO	CONSIDERAÇÕES		
	CONFIÁVEL?	(SE NECESSÁRIAS)		
				
i1. Número de ações com foco		Considerando tratar-se de indicador medido		
na melhoria da qualidade e/ou	(x) SIM			
		via números absolutos, não há dúvidas acerca		
divulgação dos serviços, projetos	( ) NÃO			
		da medição.		
e ações da SGA				
				
i2. Número de rotinas e/ou	(x) SIM	Considerando tratar-se de indicador medido		
procedimentos da SGA		via números absolutos, não há dúvidas acerca		
	( ) NÃO			
manualizados ou revisados		da medição.		

i3. Número de ações de		Considerando tratar-se de indicador medido		
aprimoramento da avaliação e	(x) SIM			
		via números absolutos, não há dúvidas acerca		
gerenciamento de riscos de	( ) NÃO			
		da medição.					
processos de trabalho na SGA							
							
i4. Número de ações de	(x) SIM	Considerando tratar-se de indicador medido		
aprimoramento da gestão		via números absolutos, não há dúvidas acerca		
	( ) NÃO			
documental e de informação		da medição.					
							
i5. Número de iniciativas que	(x) SIM	Considerando tratar-se de indicador medido		
contribuam para a boa gestão		via números absolutos, não há dúvidas acerca		
	( ) NÃO			
dos recursos públicos		da medição.					
							
i6. Taxa de processos de		É realizada mediante coleta de informações na		
	(x) SIM	planilha  do	PLANCONT,  e  a	aplicação	de		
contratação deflagrados no							
	( ) NÃO	fórmulas,	cabendo,   porém,	que	seja		
prazo previsto no PLANCONT							
		aperfeiçoada.				
						
i7. Taxa de processos de		É realizada mediante coleta de informações na		
contratação não previstos no	(x) SIM	planilha  do  PLANCONT,  e  a  aplicação  de		
PLANCONT inicial deflagrados no	( ) NÃO	fórmulas,   cabendo,   porém,   que   seja		
exercício		aperfeiçoada.				

4.3 O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR		O QUE CONTRIBUIU OU DIFICULTOU?				
i1. Número de ações com foco	A contribuição da área de contratações foi fundamental para		
na melhoria da qualidade e/ou	atingimento do resultado. A unidade, neste ano, concluiu as		
divulgação dos serviços, projetos	providências  com  vistas à  garantir a  adequação  de  normas,		
e ações da SGA	rotinas e modelos à nova Lei de Licitações.					
i2. Número de rotinas e/ou	A contribuição	da	área de contratações foi	fundamental para		
	atingimento	do	resultado. A unidade,	neste ano,	concluiu	as		
procedimentos da SGA								
	providências  com	vistas à  garantir a	adequação	de  normas,		
manualizados ou revisados						
	rotinas e modelos à nova Lei de Licitações.					
						
	A meta total ainda não foi atingida, mas as ações executadas pela		
i3. Número de ações de	área   de   contratações   para   atualização   e   revisão   dos		
aprimoramento da avaliação e	procedimentos atinentes à matéria já atenderam a cerca de 66%		
gerenciamento de riscos de	do resultado pretendido. O não atendimento da meta até o		
processos de trabalho na SGA	momento  decorre  da  necessidade  de  priorização  de  outras		
	demandas da SGA.							
i4. Número de ações de	A meta total ainda não foi atingida, mas as ações executadas pela		
aprimoramento da gestão	área de gestão documental já atenderam a cerca de 66% do		
documental e de informação	resultado pretendido.						
i5. Número de iniciativas que	Contribuíram para atingimento da meta o empenho das equipes		
	de gestão de bens e materiais e da área de contratações para		
contribuam para a boa gestão			
	realização das ações (ainda em andamento, mas em fase final de		
dos recursos públicos			
	conclusão).									
										
	O constante monitoramento realizado pela COGELIC, informando		
i6. Taxa de processos de	à Administração periodicamente sobre a execução do PLANCONT,		
contratação deflagrados no	em  especial  das  situações  de  atrasos,  e  da  necessidade  de		
prazo previsto no PLANCONT	observância  aos  prazos  estabelecidos,  com  promoção  de		
	diligências	junto	às  unidades,  contribui	para	fomentar	o		

atingimento das metas. Dentre as dificuldades, observa-se a deficiência no planejamento interno das unidades, a qual se reflete no Plano de Contratações, além da sobrecarga de trabalho e do surgimento de novas demandas que tendem a se tornar prioridade.

i7. Taxa de processos de contratação não previstos no PLANCONT inicial deflagrados no exercício

A deficiência no planejamento interno das unidades se reflete no descumprimento da meta antes mesmo da finalização do período de medição, assim como o número de demandas imprevisíveis e decorrentes de novas diretrizes emanadas da Administração após a aprovação do planejamento, o que ocorre no ano anterior ao de execução.

4.4 A unidade observa alguma maneira de aperfeiçoamento? Há algo que pode ser melhorado?

INDICADOR		HÁ ALGO A MELHORAR? O QUÊ?	
i1. Número de ações com foco		
na melhoria da qualidade e/ou	Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações	
divulgação	dos	serviços,	previstas.	

projetos e ações da SGA

i2. Número de rotinas e/ou	Apenas reavaliar,	de	forma	periódica,	o	quantitativo	de	ações		
procedimentos da SGA										
	previstas.									
manualizados ou revisados										
										
i3. Número de ações de										
aprimoramento da avaliação e	Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações		
gerenciamento de riscos de	previstas.									
processos de trabalho na SGA										
i4. Número de ações de	Apenas reavaliar,	de	forma	periódica,	o	quantitativo	de	ações		
aprimoramento da gestão										
	previstas.									
documental e de informação										
										
i5. Número de iniciativas que	Apenas reavaliar,	de	forma	periódica,	o	quantitativo	de	ações		
contribuam para a boa gestão										
	previstas.									
dos recursos públicos										
										
i6. Taxa de processos de	A implantação  do  sistema	Plano  de	Contratações otimizará o		
	monitoramento do PLANCONT, bem como a interação com as		
contratação deflagrados no			
	unidades,  assim	como  o	treinamento	em  planejamento  de		
prazo previsto no PLANCONT						
	contratações.									
										
i7. Taxa de processos de	A implantação  do  sistema  Plano  de  Contratações otimizará o		
contratação não previstos no	monitoramento do PLANCONT, bem como a interação com as		
PLANCONT inicial deflagrados	unidades,  assim  como  o  treinamento  em  planejamento  de		
no exercício	contratações.									

5.	CONCLUSÃO

Após as análises acima é possível concluir que o Plano Estratégico Setorial - PES SGA 2023-2026 está alinhado aos propósitos e capacidade de execução atuais da Secretaria, mantendo um caráter desafiador.

Os indicadores que o compõem o plano servirão de norte para garantir a implementação de futuras ações da Secretaria com vistas á inovação ou revisão de suas atividades, sempre na busca do constante aperfeiçoamento.

O resultado do i7, cuja meta não foi atingida, revela a necessidade de aprimoramento do planejamento interno das unidades demandantes do Tribunal, acerca da qual será comunicada a Administração Superior via processo específico.

Ao longo do acompanhamento da execução do PES, a Secretaria buscará reavaliar os indicadores, de forma periódica, de forma a sempre preservar o binômio factibilidade X desafio.