TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/DG/SGP

ATA DE REUNIÃO DE ANÁLISE TÁTICA (RAT)

1.	Identificação da Reunião

Data	Horário	Local	Coordenador da reunião	
20/06/2023	Início:	14:00h	Término:	15:40h	Gabinete da SGP	Luciana Fonseca	
2.	Objetivo
•	Apresentar o Relatório de Desempenho Setorial (RDS) aos gestores da SGP e avaliar o desempenho da unidade no 1º quadrimestre/2023;
•	Deliberar sobre eventuais adequações nos indicadores;
•	Informar sobre o andamento das ações em curso com vistas a assegurar o alcance das metas definidas para o ciclo.

3.	Participantes

Nome	Lotação	Ramal	E-mail	
Luciana Maria Freitas Fonseca	SGP	9232	lmfonseca@tre-ba.jus.br	

Flávio Souza Magalhães	
COTEC	
9246	
fsmagalhaes@tre-ba.jus.br	
Paula Santos Rodamilans	COEDE	7209	paula.rodamilans@tre-ba.jus.br	
Clarissa do Prado Farias	COPES	7199	clarissa.farias@tre-ba.jus.br	
Josafá da Silva Coelho	SEJUPE	2079	jocoelho@tre-ba.jus.br	
Joselina Santana Pacheco	SEDAS	7306	jspacheco@tre-ba.jus.br	
Sayonara Assunção Grillo	Gabinete SGP	7184	sagrillo@tre-ba.jus.br	
Isabelle Marie Brust	EFAS	2114	imbrust@tre-ba.jus.br	
Glória Cristina Santana Tourinho	SECOF	7207	gcsantana@tre-ba.jus.br	
4.	Discussão da pauta
•	Apresentar os resultados alcançados no 1º quadrimestre/2023;
•	Avaliar as ações em andamento com vistas ao alcance das metas associadas a cada indicador setorial, principalmente para aqueles com desempenho insatisfatório no período de monitoramento;
•	Discutir acerca das alterações propostas para os indicadores “i2: Taxa de adequação das normas internas à legislação de pessoal vigente” e “i3: Número de processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos na SGP”.
5.	Deliberações
Indicador i1: Taxa de servidores treinados em atendimento ao público

•	Informou-se que o indicador, com previsão de medição semestral, terá os resultados do 1º semestre de 2023 informados no Relatório de Desenvolvimento Setorial (RDS) do 2º Quadrimestre de 2023.
Indicador i2: Taxa de adequação das normas internas à legislação de pessoal vigente

•	Apesar de ter atingido e superado a meta estabelecida para 2023, 45%, desde 2022, quando alcançou o percentual de 50% das normas pretendidas, considerando os critérios até então definidos, a SEJUPE apresentou proposta para alteração dos parâmetros de aferição do indicador, visando alavancar seu resultado e manter maior coerência entre a meta alcançada e os esforços da unidade nas atividades afetas à elaboração/edição de normativos;
•	A proposta aceita por todos os presentes consiste em:
-	A aferição do indicador considerará todos os atos normativos elaborados e/ou alterados pela SEJUPE no período de medição. O parâmetro quantitativo deixa de ser as 10 matérias que compõem o rol de prioridades anteriormente aprovado pelo Comitê de Gestão de Pessoas, conforme consta no documento nº 1975025
/ SEI nº 0020204-45.2021.6.05.8000, e, passa a ser considerado um quantitativo de 25 normas minutadas em todo o ciclo avaliativo do Plano Setorial da SGP, 2022 – 2026;
-	Com isso, a unidade solicita a alteração das metas propostas para todo o ciclo, nos termos que seguem abaixo, ainda que isso resulte na revisão do resultado obtido em 2022.

Meta “i2”	Adequar 100% de normas internas de pessoal à legislação vigente até 2026	
	2022	2023	2024	2025	2026	
	20%	40%	60%	80%	100%	
Indicador i3: Número de processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos na SGP

•	A unidade apresentou proposta de alteração do processo crítico definido no “Plano de Ação para Avaliação e Gerenciamento de Riscos de Processos Críticos no âmbito da SGP”, “Nomeação de Servidores para Cargo em Comissão ou Função Comissionada”, justificando a importância de tratamento do "Processo de Gestão de Banco de Horas", conforme informado no RDS do 1º quadrimestre de 2023, documento nº 2388837;

•	Informou-se que o mapeamento e tratamento de risco do "Processo de Gestão de Banco de Horas" é urgente, tendo em vista se tratar de processo de alto risco, podendo, com a formatação de fluxo atual, ocasionar pagamentos indevidos, bem como usufrutos de horas inexistentes. Além disso, o referido processo é objeto de monitoramento pela unidade de auditoria interna do órgão, com recomendação de ação de melhoria contida no Relatório Final do Banco de Horas dos Servidores do TRE-BA (PAA2016), tendo sido também priorizado como ação para melhoria do indicador estratégico "i27 - Taxa de processos organizacionais mapeados”.

•	Reforçado o apoio da SEGEPRO na efetivação das ações futuras relacionadas à aferição do indicador;

•	Deliberou-se pela alteração do processo de análise do indicador, que passa a ser o "Processo de Gestão de Banco de Horas".

Indicador i4: Taxa de satisfação dos servidores com a comunicação da SGP

•	Informou-se que a SGP, após o 1º semestre do exercício em curso, fará a análise do escopo de perguntas que compôs a Pesquisa de Satisfação da Comunicação da SGP em 2021, avaliando a pertinência e conveniência das questões levantadas à época, a partir da identificação das demandas já atendidas até então, visando aprimorar a efetividade e o alcance dos conteúdos que serão abordados para a pesquisa que será aplicada neste ano.

Indicador i5: Percentual de atividades manualizadas na SGP

•	Informou-se que todas as unidades técnicas envolvidas no alcance da meta do indicador para 2023, quais sejam: SEREDE. EFAS, SEDAS, SECOF, SEPATI e SEAPREV, cumpriram as atividades previstas no “Plano de Ação para Manualização das Atividades da SGP” para o 1º quadrimestre de 2023.

Indicador i6: Taxa de ausência de servidores efetivos por motivo de saúde própria (TASE)

•	Informou-se que o resultado aferido para o 1º quadrimestre, 2,08%, ficou acima do quanto almejado para o exercício de 2023, 4%, considerando-se que segue a lógica do quanto menor, melhor.

•	Destacou-se que o indicador em questão foi elevado de setorial para o nível estratégico, com a finalidade de substituir a ação estratégica a9 - Fomento às Ações de Prevenção de Doenças e Promoção da Saúde, e, desde 30/05/2023, mantendo-se os parâmetros definidos na ficha do indicador setorial, passou a ser o indicador estratégico “i46 – Taxa de ausência de servidores efetivos por motivo de saúde própria (TASE)”.

Indicador i7: Taxa de servidores com exame periódico finalizado

•	Informou-se que o indicador alcançou o percentual de 21,38%, abaixo do almejado para o exercício de 2023, que é de 50%;

•	A unidade informou que utiliza o mesmo critério adotado em exercícios anteriores na convocação dos servidores para a realização do exame periódico, o mês de aniversário, mas, que conta com a inércia dos servidores no atendimento e/ou finalização do procedimento, que não comparecem às consultas iniciais ou não finalizam a entrega dos exames solicitados pela equipe médica;

•	Pontuou-se que um grande impedimento para a realização do exame periódico era a quantidade de servidores sem plano de saúde, mas, que este agravante foi sensivelmente reduzido com a implementação do plano de saúde próprio no Tribunal;

•	Como forma de reverter o mau desempenho do indicador para os próximos períodos avaliativos, foram definidas algumas ações:

-	A SEDAS vai buscar junto à SEBEN o quantitativo de servidores que ainda não possui plano de saúde, visando à elaboração de proposta de no vo benefício no formato de reembolso, com valor fixo, para fins de ressarcimento total ou parcial dos valores pagos na realização dos exames solicitados;

-	A SEDAS, através da ASCOM, idealizará campanha de valorização e incentivo ao cumprimento do exame periódico para aqueles que foram convocados no 1º semestre de 2023, elucidando a importância e a necessidade de acompanhamento da saúde dos servidores que atuam no órgão;

-	Por fim, pontuou-se a possibilidade da realização do exame periódico ser definido como critério obrigatório para participação dos servidores em processos seletivos na área de gestão de pessoas.

Indicador i8: Taxa de execução do Plano Anual de Capacitação (PAC)

•	Informou-se que o indicador teve um desempenho abaixo do esperado para o período, alcançando 10% dos treinamentos previstos no Plano Anual de Capacitação - PAC 2023;

•	Destacou-se que, apesar do trabalho da unidade junto aos setores demandantes na fase de planejamento e definição do PAC 2023, as áreas não solicitaram as
•	
contratações previstas para o período;

•	A EFAS enfatizou o impacto de não ter uma sala própria para a realização dos treinamentos, informando que atualmente divide um espaço com outras diversas ações da SEDAS;

•	Deliberou-se que a EFAS precisará imprimir esforços na atuação junto às unidades que informaram anteriormente as necessidades de capacitações, visando à efetivação tempestiva das contratações e evitando o acúmulo de demandas para o final do exercício.

Indicador i9: Taxa de aderência ao Plano Anual de Capacitação (PAC)

•	Informou-se um alcance do indicador para o período acima da meta esperada, atingindo um percentual de 100%, resultado que não assegura a manutenção do bom desempenho até o final deste exercício, uma vez que, sua aferição está diretamente relacionada ao bom desempenho do “i8”.

Indicador i10: Grau de tempestividade na realização de junta Médica

•	Informou-se que o indicador obteve um bom desempenho no período de avaliação, alcançando um percentual de 93,26%, atingindo 124,35% da meta estipulada de 75%;

•	Ressaltou-se o empenho da equipe do Serviço de Saúde na obtenção do bom resultado do indicador, ainda que tenham sido realizadas avaliações não previstas para a Junta Médica, como aquelas referentes aos exames admissionais de saúde.

•	Nada mais havendo, foi encerrada a reunião.

6.	Fechamento da ata

Responsável pela elaboração da ATA	Assinatura	
Sayonara Assunção Grillo		
Participantes	Assinatura	
Luciana Maria Freitas Fonseca		
Flávio Souza Magalhães		
Clarissa do Prado Farias		
Josafá da Silva Coelho		
Paula Santos Rodamilans		
Joselina Santana Pacheco		
Isabelle Marie Brust		
Glória Cristina Santana Tourinho		

Documento assinado eletronicamente por Luciana Maria Freitas Fonseca Secretário, em 22/06/2023, às 16:02, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Sayonara Assunção Grillo, Técnico Judiciário, em 22/06/2023, às 16:08, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Isabelle Marie Brust, Técnico Judiciário, em 22/06/2023, às 16:16, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Clarissa do Prado Farias Coordenador, em 22/06/2023, às 18:09, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Flávio Souza Magalhães Coordenador, em 22/06/2023, às 18:34, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Paula Santos Rodamilans, Coordenador, em 27/06/2023, às 17:46, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Josafá da Silva Coelho, Chefe de Seção, em 11/07/2023, às 17:34, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Joselina Santana Pacheco Chefe de Seção, em 11/07/2023, às 17:41, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Glória Cristina Santana Tourinho, Chefe de Seção, em 12/07/2023, às 09:13, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 2395625 e o código CRC 94205836.

0000758-22.2022.6.05.8000	2395625v8