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TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/DG/SGP

ATA DE REUNIÃO DE ANÁLISE TÁTICA (RAT)

1. Identificação da Reunião

Data	Horário	Local	Coordenador da reunião

18/01/2023	Início:	14h	Término:	15:36h	Gabinete da SGP	Luciana Fonseca

2. Objetivo

• Apresentar o Relatório de Desempenho Setorial (RDS) aos gestores da SGP e avaliar o desempenho da unidade no 3º quadrimestre/2022; • Deliberar sobre eventuais adequações nos indicadores;
• Informar sobre o andamento das ações em curso com vistas a assegurar o alcance das metas definidas para o ciclo.

3. Participantes

Nome

Luciana Maria Freitas Fonseca

Flávio Souza Magalhães

Paula Santos Rodamilans

Vania Figueiredo Prata de Oliveira

Josafá da Silva Coelho

Joselina Santana Pacheco

Délmara Miranda Santos Bandeira de Mello

Gilcleide Silveira Arcanjo

Juliana Ouro Preto Maciel

Maria de Fátima Ventin Felipe

Lotação

SGP

COTEC

COEDE

COPES

SEJUPE

SEDAS

SEREDE

SEREDE

SEREDE

SEBEN

Ramal	E-mail

9232	lmfonseca@tre-ba.jus.br

9246	fsmagalhaes@tre-ba.jus.br

7209	paula.rodamilans@tre-ba.jus.br

7199	vfprata@tre-ba.jus.br

2079	jocoelho@tre-ba.jus.br

7306	jspacheco@tre-ba.jus.br

2118	dmsantos@tre-ba.jus.br

7210	gsarcanjo@tre-ba.jus.br

9264	juliana.maciel@tre-ba.jus.br

2125	mffelipe@tre-ba.jus.br

4. Discussão da pauta

Apresentação

• Apresentar os resultados alcançados no 3º quadrimestre/2022, bem como o comparativo ao longo de todo o exercício; • Avaliar as ações em andamento com vistas ao alcance das metas associadas a cada indicador setorial;
• Discutir as metas para o novo indicador da SEDAS para o período de 2023 a 2026: “i 10 Grau de tempestividade na realização de Junta Médica, bem como sugestão de alteração da nomenclatura do denominador da medição para “Total de juntas médicas realizadas no período”;
• Informar sobre a execução dos planos de ação para manualização dos processos no Bizagi e da avaliação e gerenciamento dos processos críticos; e • Discutir formas de alavancar os resultados dos indicadores para 2023.

5. Deliberações

Deliberações

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Indicador i1: Taxa de servidores treinados em atendimento ao público

• Informou-se que o indicador tem previsão de medição apenas em anos não eleitorais, não sendo prevista a sua medição neste exercício.

Indicador i2: Taxa de adequação das normas internas à legislação de pessoal vigente

•     Destacou-se que apesar das dificuldades da SEJUPE no que se refere ao número reduzido de servidores e a diversidade de tarefas da unidade, tendo que acumular a complexa tarefa de elaboração de minutas com outras igualmente árduas, como o acompanhamento dos atos relativos ao concurso público, neste ano a meta proposta foi ultrapassada em 500% a partir do foco na elaboração de minutas constantes da lista de matérias prioritárias.
•     Visando alavancar o resultado deste indicador a unidade reforçou a necessidade de rever a lista de matérias consideradas prioritárias, com base na demanda das próprias unidades da SGP e da Alta Administração, bem como aumentar o número de servidores da unidade.

Indicador i3: Número de processos críticos com avaliação e gerenciamento de riscos na SGP

•     Informou-se a COPES sobre a meta para o ano de 2023 para apresentar um processo crítico para identificar, avaliar e gerenciar os riscos e que será agendada uma reunião com a SEGEPRO visando cumpri-la.
•     Reforçado o apoio da SEGEPRO na identificação, avaliação e gerenciamento dos processos críticos para a COTEC em 2024, COEDE em 2025 e em 2026.
•     Informou-se que foi elaborado o plano de ação para “Avaliação e Gerenciamento de Riscos de Processos Críticos no âmbito da SGP”, integrado com as deliberações resultantes da revisão do Plano de Tratamento de Riscos e do Plano de Integridade desta Secretaria por meio do processo SEI 0006805-12.2022.6.05.8000, com o objetivo de acompanhamento do alcance da meta proposta do referido indicador.

Indicador i4: Taxa de satisfação dos servidores com a comunicação da SGP

• Informou-se que o indicador tem previsão de medição apenas em anos não eleitorais, não sendo prevista a sua medição neste exercício.

Indicador i5: Percentual de atividades manualizadas na SGP

•     Informou-se que está em fase de execução o plano de ação para “Manualização de Atividades no âmbito da SGP”, integrado com as deliberações resultantes da revisão do Plano de Tratamento de Riscos e do Plano de Integridade desta Secretaria em processo SEI 0013395-05.2022.6.05.8000, definidos 8 (oito) processos a serem manualizados no Bizagi para o ano de 2023, sendo 3 (três) da SEREDE, 1 (um) da EFAS, 1 (um) da SEDAS, 1 (um) da SEAPREV, 1(um) da SEPATI e 1 (um) da SECOF.
•     Deliberou-se sobre a possibilidade de a EFAS disponibilizar, no primeiro semestre de 2023, o curso Bizagi aos servidores envolvidos na manualização dos processos no Bizagi, visando cumprir tempestivamente o plano de ação.

Indicador i6: Taxa de ausência de servidores efetivos por motivo de saúde própria (TASE)

•     Pontuou-se que o resultado aferido para o 3º quadrimestre ficou levemente acima do quanto almejado para o exercício de 2022, considerando-se que segue a lógica do quanto menor, melhor. A SEDAS destacou que tal índice se deve ao arrefecimento da pandemia e à necessidade dos servidores laborando em serviço extraordinário para realização das eleições gerais, interferindo na redução do tempo de afastamento por motivo de saúde do servidor.
•     Destacou-se que estão sendo realizadas ações com o objetivo de melhorar as condições ergonômicas por meio de processos de solicitações de contratação de fisioterapia e do Programa Gympass visando à extensão de benefícios de baixo custo relacionados à prevenção de problemas de saúde do servidor, proporcionando acesso a academias, psicólogos, pilates, fisioterapia, personal trainers, soluções de bem-estar, dentre outros recursos (inclusive online) alcançando todos os servidores do TRE-BA, inclusive os lotados em todos os cartórios do interior, demonstrando a importância para minorar impacto negativo na saúde dos servidores.
•     Deliberou-se sobre a alteração da meta deste indicador, considerando-se os resultados alcançados no período eleitoral, mais favorável ao alcance desta de 2,40% para 4% a partir de 2023, tornando-a possível de ser atingida.

Indicador i7: Taxa de servidores com exame periódico finalizado

•     Apresentou-se o resultado alcançado no 3º quadrimestre/2022, destacando-se que o mesmo foi aferido considerando a demanda dos servidores com idade acima de 45 anos, os portadores de deficiência e os agentes de polícia;
•     Foi informado que o desempenho do indicador ficou insatisfatório tendo em vista que os servidores, devido envolvimento na realização das eleições, ficaram sem tempo para realizar e apresentar o exame periódico além da falta de interesse por crítica ao sistema de convocação.
•     Informou-se que para 2023, considerando que o normativo prevê a convocação no mês de aniversário, tendo em vista que o acompanhamento é quadrimestral, foi mudada a forma de convocação: em dezembro/2022 estão sendo convocados os aniversariantes do primeiro quadrimestre, visando adequação dos dados dentro do mesmo ano de referência;
•     E que a implantação do plano de saúde ofertado sem carência e sem exigência de apresentação de doença pré-existente com a Unimed e o incremento do reembolso de plano de saúde particular por faixa etária favorecerão a alavancagem do referido indicador.

Indicador i8: Taxa de execução do Plano Anual de Capacitação (PAC)

•     Destacou-se que, apesar das demandas fora do PAC solicitadas de forma urgentes, o indicador teve um bom desempenho atingindo 52% de cursos do PAC realizados no final do 3º quadrimestre.
•     Foi relatado que contribuíram para a implementação dos treinamentos previstos no PAC 2022: a comunicação, normalmente via e-mail, com as áreas demandantes das ações para agilizar as cotações e realização dos cursos, bem como as recomendações de auditoria que reforçaram com as unidades a necessidade da capacitação.
•     E que por outro lado, as demandas de ações fora do PAC, solicitadas de forma urgente, por conta de alteração legislativa, determinação CNJ ou recomendações de auditoria, bem como ações previstas não reconhecidas pelas áreas demandantes como necessárias para serem feitas neste exercício, em detrimento de outras não previstas, mas essenciais dificultaram o alcance da meta de seu indicador

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•     No planejamento do próximo PAC, a unidade informou que apresentará as ações por temas de relevância e não por cursos pré-definidos, exceto aqueles obrigatórios ou já apontados em auditoria.

Indicador i9: Taxa de aderência ao Plano Anual de Capacitação (PAC)

•     Destacou-se que o indicador está tendo um desempenho esperado, considerando que as áreas demandaram muitas ações não previstas no PAC, justificadas pela urgência ou relevância da capacitação, atingindo mais da metade da meta anual.
•     Para a elaboração do PAC 2023, com vistas a alcançar a meta estabelecida, a EFAS encaminhou SEIs às macro Unidades deste Tribunal, solicitando indicação de até 03 capacitações a serem realizadas em 2023, por ordem de relevância, disponibilizando a comunicação com as áreas através de e-mail, informando sobre as limitações orçamentárias.

Indicador i10: Grau de tempestividade na realização de junta Médica

•     Deliberou-se pelas seguintes metas para o ciclo 2023-2026, estabelecidas considerando–se que em anos pares torna-se mais fácil realizar as juntas médicas tempestivamente devido à permanência efetiva dos servidores em função das demandas das eleições:

2023.	2024.	2025.	2026.

75%	85%	80%	90%

• Nada mais havendo, foi encerrada a reunião.

6. Fechamento da ata

Responsável pela elaboração da ATA	Assinatura

Juliana Ouro Preto Maciel

Participantes	Assinatura

Luciana Maria Freitas Fonseca

Flávio Souza Magalhães

Vania Figueiredo Prata de Oliveira

Josafá da Silva Coelho

Paula Santos Rodamilans

Joselina Santana Pacheco

Délmara Miranda Santos Bandeira de Mello

Gilcleide Silveira Arcanjo

Maria de Fátima Ventin Felipe

Documento assinado eletronicamente por Luciana Maria Freitas Fonseca, Secretário, em 23/01/2023, às 17:08, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 2239545 e o código CRC AF0EC0AB.

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