Relatório de Desempenho Setorial Secretaria de Gestão de Serviços

Período: 1º de janeiro a 30 de abril de 2024

Plano Estratégico Setorial Ciclo: 2023-2026

Salvador, maio/2024

1. APRESENTAÇÃO

O presente relatório apresenta o desempenho da Secretaria de Gestão de Serviços no período de janeiro a abril de 2024 (1º Quadrimestre) diante das metas definidas no Plano Estratégico Setorial da Secretaria de Gestão de Serviços (SGS) – Ciclo 2023-2026, instituído através da Instrução Normativa n.º 12, de 18 de outubro de 20231.

O PES SGS contempla 6 (seis) indicadores setoriais que visam:

•	Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público; 
•	Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS;
•	Contribuir com o fomento de práticas ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA
•	Contribuir para proporcionar um ambiente de trabalho saudável e seguro

Por se tratar da primeira versão, o plano foi estruturado em um formato de fácil mensuração,comdefiniçãode metasfactíveisemfacedo caráter altamente operacional da Secretaria, sem prejuízo de futuras revisões para ampliação de metas e indicadores.

O monitoramento dos indicadores é uma importante ferramenta de gestão, com a finalidade de acompanhar o alcance das metas definidas para o período de medição, identificar avanços e oportunidades de melhorias, embasar análises críticas e subsidiar decisões para correção de eventuais problemas que afetem o desempenho das atividades da Secretaria e, por conseguinte, do Tribunal.

Por se tratarem de indicadores táticos, os índices aferidos representam os resultados alcançados pelas áreas técnicas e operacionais da SGS, com avaliação quantitativa e qualitativa e foco na contribuição para o atendimento dos objetivos estratégicos do Tribunal.

1 Versão atual disponível site do Tribunal. Acesso em 15 de abril de 2024.

2. OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO E INDICADORES SETORIAIS

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO
Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS
Contribuir com o fomento de práticas sustentáveis no âmbito do TRE-BA
Contribuir para proporcionar um ambiente de trabalho saudável e seguro

INDICADORES SETORIAIS
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS. i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado
i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados
i4. Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS

i5. Número de ações de práticas ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA

I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

3. RESULTADOS OBTIDOS

A partir do levantamento das informações colhidas junto às Coordenadorias da SGS, atravésdo processode monitoramentodo Plano EstratégicoSetorialda Secretaria de Gestão de Serviços, apresentam-se, a seguir, os resultados alcançados no 1º quadrimestre para os indicadores táticos da Secretaria.

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS.
i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados i4. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS i5. Número de ações de práticas ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA
I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

META 2024

2 ações

40%

1 ação

1 ação

1 ação

40%

RESULTADO NO PERÍODO

100%

0%

100%

100%

0%

0%

4. ANÁLISE DOS RESULTADOS

4.1 Os indicadores estão fazendo sentido para a unidade?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS.
i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado
i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados i4. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS i5. Número de ações de práticas
ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA
I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

É ÚTIL?

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

Considerações (se necessárias)
Trata-sede indicadorquemede asaçõesque envolvem inovação na Secretaria e, portanto, possui caráter relevante     para     estimular     a     implementação     de novidades que possam aperfeiçoar as atividades a ela relacionadas
Em quepese aunidaderesponsávelnão ter conseguido realizar ações para atendimento do indicador, deve ser mantido pela sua relevância
Indicador relevante para manter atualizadas as rotinas e informações pertinentes às atividades da Secretaria.

Indicador importante para ampliar a cultura de formalização e gestão de riscos relacionados às atividades da SGA.
Indicador relevante em razão da matéria, norteando as ações da Secretaria para sempre buscar promover ações sustentáveis.
Em quepese aunidaderesponsávelnão ter conseguido realizar ações para atendimento do indicador, deve ser mantido pela sua relevância

4.2 Sua medição é viável e confiável?

INDICADOR

i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS.
i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado
i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados i4. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS i5. Número de ações de práticas
ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA
I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

MEDIÇÃO CONFIÁVEL?

( x ) SIM ( ) NÃO

(     ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

( x ) SIM (     ) NÃO

(     ) SIM (     ) NÃO

Considerações (se necessárias)

Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.

Considerando que as ações ainda não foram realizadas em 2024, não é possível promover essa avaliação no momento
Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.

Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.

Considerando tratar-se de indicador medido via números absolutos, não há dúvidas acerca da medição.
Considerando que as ações ainda não foram realizadas em 2024, não é possível promover essa avaliação no momento

4.3 O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS.
i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado

i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados i4. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS i5. Número de ações de práticas
ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA
I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

O que contribuiu ou dificultou?
Tratando-se de indicador recentemente construído, a meta estabelecida observou a capacidade operacional da Secretaria. Pretende-se, contudo, em data futura (ano não eleitoral), reavaliar a meta de forma a aumentá-la.
Em 2023, foi realizada manutenção predial em 38% dos imóveis do interior. Registre-se que a formalização da contratação dos serviços de manutenção predialocorreuem setembro/2023.Osproblemasidentificadosnoreferido ano foram priorizados neste exercício, visto se tratar de ano eleitoral, de modo que apenas no segundo semestre será possível retornar a rotina de manutenções preventivas nos imóveis do interior e realização a medição do indicador.
Nada obstante, a sobrecarga de trabalho das unidades aliado ao reduzido quadro de Servidores da SGS impediu o cumprimento de outras ações planejadas, a meta foi alcançada neste quadrimestre.
Trata-se de matéria que acaba sendo realizada na prática, sem a devida formalização, mas com ações graduais, as rotinas nesse sentido estão sendo implementadas.

Todas as atividades da Secretaria envolvem a avaliação da possibilidade de implementação de práticas ambientais sustentáveis.
O levantamento dos critérios de ergonomia nos imóveis no interior será realizado na ocasião da execução do plano de manutenção preventiva com a aplicação do Checklist de Inspeção de Ergonomia (NR17

4.3 O que contribuiu para os resultados obtidos? Quais foram as estratégias utilizadas que facilitaram? Que fatores atrapalharam?

INDICADOR
i1. Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS.
i2. Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado
i3. Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados i4. Número de ações de
aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS i5. Número de ações de práticas
ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA

Há algo a melhorar? O quê?

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Ainda não é possível avaliar os resultados, visto que a unidade responsável não conseguiu realizar ações para atendimento do indicador.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

Apenas reavaliar, de forma periódica, o quantitativo de ações previstas na meta, verificando se é possível aumentá-lo.

I6. Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

Ainda não é possível avaliar os resultados, visto que a unidade responsável não conseguiu realizar ações para atendimento do indicador.

5. CONCLUSÃO

No presente relatório apresentam-se os resultados da medição dos indicadores da estratégia setorial da SGS, abrangendo o período de janeiro a abril de 2024.

Com base nas análises e resultados registrados ao longo deste relatório é possível concluir que o Plano Estratégico Setorial da Secretaria de Gestão de Serviços (SGS) – Ciclo 2023-2026 está alinhado aos propósitos e capacidade de execução atuais da Secretaria e que a unidade vem demonstrando comprometimento no alcance dos objetivos e metas setoriais.

Dos seis indicadores setoriais, três indicadores (i1, i3 e i4) apresentaram desempenho satisfatório no período, enquanto que os demais indicadores ( i2, i5 e i6) dependem ainda da execução das respectivas ações para a realização da avaliação de desempenho.

Em relação aos indicadores i2 e i6, espera-se que apenas a partir do 3º quadrimestre apresentem o resultado esperado, uma vez que se pretende retornar no segundo semestre as rotinas de manutenção preventivas nos imóveis do interior do estado.

As ações vinculadas ao indicador i5 foram iniciadas e se encontram em andamento, razão pela qual, neste momento, não foram contabilizadas na medição do referido indicador.

Registre-se que a SGS pretende revisar as metas definidas no PES para o exercício 2025, uma vez que em 2024 todas as atenções da Secretaria estão voltadas para a adequada realização das Eleições.

Por fim, reitera-se que as unidades da SGS estão atuando, proativamente, enfrentandodiversosdesafios,sobretudo, emanoeleitoral,parao alcancedosobjetivos setoriais, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades sob sua responsabilidade e, por conseguinte, para o atendimento da missão institucional do TRE-BA.