TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA

ATA - PRE/SGPRE/SPL

Data	Horário	Local

Coordenador da reunião

13	10:00 Sala
18/10/2024 Início:horas Término:horas SPL da Luciana Bichara Dantas

I - Pauta

- Conhecimento e análise interna dos resultados dos indicadores e ações realizadas pela SPL referentes ao 2º quadrimestre de 2024, conforme SEI 0001412-09.2022.6.05.8000.

- Avaliação do Planejamento Estratégico Setorial da SPL.

II - Participantes

NOME
Luciana Bichara Dantas
Maurício Neves Rabello do Amaral Ana Maria Parcero Oliveira Benjamin Batista de Macedo Neto
Ronaldo Leite da Silva Júnior

Lais Gomes Porto Carneiro Rivas

LOTAÇÃO SPL
GAB-SPL COELE COPEG SEPLANE

ASSINOV

E-MAIL
spl@tre-ba.jus.br
gab-spl@tre-ba.jus.br coele@tre-ba.jus.br copeg@tre-ba.jus.br
seplane@tre-ba.jus.br

assinov@tre-ba.jus.br

III - Discussão da Pauta

Apresentação/Deliberações

0. Luciana iniciou a reunião justiﬁcando que, como assumiu a secretaria no mês de abril, e em virtude das atividades de eleições e outras atividades inadiáveis da unidade, somente nesse momento pôde ser realizada reunião de análise tática da SPL, para efetiva análise do desempenho, não obstante os indicadores tenham sido mensurados no 1º quadrimestre, conforme relatório juntado no doc. 3043756. Por

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 1
tal motivo, esclareceu que, na reunião, seriam analisados e debatidos os resultados de ambos os quadrimestres (período de janeiro até agosto de 2024).

De imediato, Luciana pontuou, ainda, que o PES foi elaborado antes da criação da ASSINOV e, portanto, não contempla a contento as contribuições da Assessoria. Nessa linha, informou importância em fortalecer a unidade, especialmente tendo em vista as alterações promovidas pelo CNJ em relação à política de inovação do Poder Judiciário, tendo sinalizado que serão estabelecidos indicadores e metas afetas ao assunto em âmbito nacional. A Secretária informou que está tentando criar uma sala especíﬁca para a ASSINOV trabalhar (não mais compartilhando com a COPEG), assim como que, quando houver espaço, pretende deslocar a servidora Adriana (GAB-SPL) para a unidade, juntamente com o estagiário já contratado. Além disso, informou a intenção de que o TRE-BA crie um espaço para a inovação, a exemplo do que fora recentemente desenvolvido pelo TJBA. Solicitou que a ASSINOV apresente uma proposta de política da inovação para o Tribunal, bem como de fluxo de trabalho e eventuais instâncias de governança sobre o assunto.

Considerando as eventuais possibilidades de aprimoramento no PES da SPL, restou deﬁnido que as alterações serão amadurecidas ao longo do ano e apresentadas na última medição referente a 2024, para serem implementadas em 2025.

1. Passando para a análise de cada um dos objetivos de contribuição e indicadores, verificou-se o seguinte:

Cooperar para a compreensão do papel do TRE-BA e do funcionamento do processo eleitoral

Com relação ao objetivo de contribuição, foi levantada a discussão acerca da possibilidade de criação de indicador, para 2025, referente a demandas da Ouvidoria respondidas pela unidade tempestivamente e/ou solicitações de público externo atendidas pela SESTAT. A COPEG e a COELE ﬁcaram de levantar as estatísticas correspondentes e apresentar eventual proposta na próxima RAT.

1.1 - com relação ao indicadori1 - Número de ações de esclarecimento sobre o processo eleitoral e o papel do TRE-BA, Luciana esclareceu que, normalmente, são contabilizadas entrevistas concedidas pelo(a) titular da Secretaria; matérias publicadas pela ASCOM com declarações e/ou esclarecimentos da SPL; consultas públicas e audiências públicas realizadas com relação a assuntos da Secretaria. Pontuou que os dados são solicitados à ASCOM; que apenas reporta aquelas matérias/entrevistas com efetiva participação da Secretária, mas que, muitas outras matérias, especialmente aquelas relacionadas ao processo eleitoral, são	confeccionadas	com	base	em	informações	ou	até	mesmo	são validadas/revisadas pela Secretaria e não são contabilizadas. Da mesma forma, as matérias replicadas para órgãos de imprensa externos não são contabilizadas. Outrossim, se veriﬁcou uma certa diﬁculdade sobre o que enquadrar neste indicados ou no i5. Número de iniciativas de divulgação sobre ações da SPL e demandas de órgãos de controle externo, assim como quanto à possibilidade de uma mesma iniciativa/ação ser contabilizada para ambos. Ronaldo leu a descrição do objetivo de contribuição e dos indicadores e esclareceu que o i1 era voltado para o público externo e o i5, para o público interno. Após todos debaterem, restou decidido que uma mesma ação poderia contribuir para ambos os indicadores.

1.1.1 Resultados aferidos: 5 ações realizadas no 1º quadrimestre e 22, no 2º quadrimestre, totalizando 27 ações até agosto/2024e superando a meta de 16 ações no ano.

1.1.2 Análise indicador: Entendeu-se pela razoável utilidade do indicador, tendo

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 2
em vista que, de certa forma, permite avaliar o público alvo atingido com ações de esclarecimento, bem como as ações empreendidas pela Secretaria nesse sentido. Não obstante, conforme mencionado, veriﬁcou-se diﬁculdades na sua medição (para identiﬁcar o que deve ser contabilizado nele ou no i5), assim como por a unidade depender, hoje em dia, da ASCOM para identiﬁcação de parte das ações (entrevistas/matérias).

1.1.3 Análise desempenho: O excelente sucesso do desempenho em relação ao indicador foi atribuído ao fato de ser ano eleitoral, com a necessidade de prestar diversos esclarecimentos e informações ao público externo, bem como interesse da mídia para a realização de matérias/entrevistas. Além disso a realização das ações relacionadas à gestão participativa para ﬁns de formulação das Metas aplicáveis à Justiça Eleitoral em 2025 no 1º semestre impulsionaram as ações. Teme-se que em anos não eleitorais os resultados não sejam tão bons, especialmente com a extinção da SEACLI no âmbito da SPL. Por outro lado, o fortalecimento da ASSINOV e fomento a suas ações poderão contribuir.

Contribuir para a promoção da eﬁciência dos processos de trabalho organizacionais

Com relação ao objetivo, apesar de atualmente só haver um indicador relacionado a ele, veriﬁcou-se a possibilidade de contribuição da ASSINOV com o objetivo e a necessidade de criação, para 2025, de outro indicador relacionado a desenvolvimento de projetos inovadores no âmbito do Tribunal. A Assessoria ﬁcou de amadurecer uma proposta para apresentar na próxima RAT.

1.2 - com relação ao indicadori3. Número de processos de trabalho manualizados na SPL, Benjamin esclareceu que, no passado, foi deﬁnido que, em anos eleitorais, não seriam manualizados processos da COELE. Nesse sentido, informou que foram deﬁnidos para 2024 os seguintes processos: 1º) Processo de Gestão de Riscos e 2º) Processo de Gestão da Integridade.

1.2.1 Resultados aferidos: Apesar de iniciados, nenhum dos dois processos de trabalho teve sua manualização concluída até agosto/2024.

1.2.2 Análise indicador: Entendeu-se pela utilidade do indicador, tendo em vista que estabelece metas para a manualização dos processos da SPL, contribuindo para o registro e institucionalização do conhecimento afeto aos ﬂuxos de trabalho, o que é de extrema relevância diante do contexto interno de constantes reestruturações, alta rotatividade de lotação, possibilitando também a evolução da maturidade dos ﬂuxos de trabalho da Secretaria. Nesse sentido, Luciana pediu para que as unidades identiﬁcassem quais seriam seus processos de trabalho, quais já se encontram manualizados e quais ainda estão pendentes, veriﬁcando também eventuais necessidades de ajustes/atualizações. A medida do indicador é bastante viável e confiável.

1.2.3 Análise desempenho: O processo de Gestão de Riscos estava com pendência de aprovação ﬁnal dos mapas, para conclusão. Parte do trabalho será aproveitado para o processo de gestão da integridade. A consultoria em gestão de riscos com a mudança da sistemática e etapas do processo atrasou um pouco a conclusão da manualização dos processos escolhidos, assim como o ano eleitoral.

Fomentar a adoção de boas práticas de gestão na SPL e nas demais unidades do Tribunal

Da mesma forma que com o objetivo anterior, se vislumbra a possibilidade

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 3
de contribuição da ASSINOV e da COELE/SEGEL com o objetivo e a possibilidade de criação, para 2025, de outro indicador relacionado à fomento de boas práticas de gestão no âmbito do Tribunal. A ASSINOV e COELE ﬁcaram de amadurecer uma proposta para apresentar na próxima RAT.

1.3 - com relação ao indicadori4. Grau de satisfação com o Planejamento de Eleições, Luciana lembrou que o indicador sob enfoque deve ser medido bienalmentre, após aplicação do questionário de Avaliação das Eleições, consoante descrito na respectiva ﬁcha. Dito isto, salientou que, na última medição realizada após as eleições de 2022 foi alcançado o grau de satisfação de 86,76% em relação ao PLANEL 2022. A medição referente às Eleições 2024 será consolidada após o período avaliativo do PLANEL 2024. Nesse sentido, pontuou que o questionário de avaliação já foi disponibilizado às zonas eleitorais, secretarias e equipes de apoio.

1.2.1 Resultados aferidos: Não mensurado.

1.2.2 Análise indicador: Entendeu-se pela utilidade do indicador, tendo em vista que avalia o grau de satisfação dos servidores com o Planejamento de Eleições, propiciando a adoção de boas práticas e sua melhoria contínua, permitindo um monitoramento mais efetivo do ponto de vista das ações. Entende-se também que sua medição é viável e conﬁável, sendo apurada com base nos resultados dos questionários de avaliação aplicados.

1.2.3 Análise desempenho: Não se aplica no momento. Como medida de aperfeiçoamento, a Secretaria, de forma inovadora, pretende publicar os resultados da avaliação do PLANEL 2024 em forma de painéis de business intelligence, o que facilitará a medição dos resultados, a divulgação e publicidade, assim como a possibilidade de análises comparativas. Os painéis estão sendo desenvolvidos pela COPEG/SESTAT em parceria com a COELE/SEPEL.

Fomentar a comunicação interna efetiva

1.4 - com relação ao indicadori5. Número de iniciativas de divulgação sobre ações da SPL e demandas de órgãos de controle externo, Ronaldo leu a descrição do objetivo de contribuição e do indicador e esclareceu que era voltado para o público interno. Haverá a necessidade de revisar a medição do indicador desde o início do ano, tendo em vista as definições travadas na reunião.

1.4.1 Resultados aferidos: 5 ações realizadas no 1º quadrimestre e 8, no 2º quadrimestre, totalizando 13 iniciativas até agosto/2024 e superando a meta de 12 no ano.

1.4.2 Análise indicador: Entendeu-se pela utilidade do indicador, tendo em vista que mede a divulgação de ações da SPL e de demandas apresentadas pelos órgãos de controle externo, favorecendo a compreensão desses temas pelo público interno. Além disso, esse indicador encontra-se alinhado com atribuições de unidades da SPL, em especial COPEG e ASSINOV, que têm dentre as suas responsabilidades fomentar e divulgar matérias afetas a suas áreas de atuação. Com relação à viabilidade e conﬁabilidade da medição, entende-se pela necessidade de aprimoramento, para que não haja confusão com o indicador I1.

1.4.3	Análise	desempenho: Desempenho satisfatório, com contribuições signiﬁcativas da ASSINOV e da COPEG. No caso da ASSINOV, as parcerias com unidades de inovação de outros órgãos e a divulgação e participação em eventos de outras instituições contribuíram. Já com relação à COPEG, a regularidade na preparação, na realização, bem como na divulgação da 1ª e da 2ª RAE 2024; a manutenção das ações de divulgação da Integridade; a matéria sobre o resultado do Ranking da Transparência informa a situação do órgão no atendimento à Lei de

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 4
Acesso à Informação e valoriza o trabalho realizado pelas unidades gestoras de conteúdo; realização da reunião com magistrados(as) e servidores(as) de 1º e 2º graus para avaliação das propostas de metas 2025 contribuíram para os resultados. Como oportunidades de melhoria, veriﬁcam-se os seguintes aspectos: - Aumentar o número de publicações sobre as demandas de órgãos de controle externo para que os servidores entendam o propósito destas, vez que buscam fomentar o atendimento dos normativos de regência e aprimorar a prestação de serviço ao cidadão. - Para maior eﬁciência dos trabalhos da ASSINOV e do Liods Inovaxé, necessário contar com espaços físicos apropriados, onde poderão ser realizadas reuniões com os laboratoristas, oﬁcinas para servidores e magistrados, buscando o desenvolvimento de projetos de inovação; deﬁnir política da inovação interna e melhorar força de trabalho da unidade.

2. Após análise dos resultados, Luciana solicitou que a COPEG, COELE e ASSINOV identiﬁcassem e apresentassem, até início de dezembro, as necessidades de capacitação interna e externa (cursos/palestras/ações a serem instadas/realizadas sobre matérias relacionadas às unidades da Secretaria e voltadas ao público externo), bem como os respectivos planos de ação para 2025.

IV- Encerramento da Ata

A presente ATA será disponibilizada no bloco de assinatura do SEI para assinatura eletrônica dos participantes.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Bichara Dantas, Secretário, em 31/10/2024, às 19:08, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Benjamin Batista de Macedo Neto, Coordenador, em 31/10/2024, às 19:28, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Maurício Neves Rabello do Amaral, Analista Judiciário, em 31/10/2024, às 19:45, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Ana Maria Parcero Oliveira, Coordenadora, em 05/11/2024, às 12:56, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Ronaldo Leite da Silva Júnior, Chefe de Seção, em 11/11/2024, às 14:05, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Laís Gomes Porto Carreiro Rivas, Assessor, em 12/11/2024, às 10:39, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 5
A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-ba.jus.br/autenticar informando o código verificador 3109883 e o código CRC 86D05C1E.

0001412-09.2022.6.05.8000	3109883v1

ATA 3109883	SEI 0001412-09.2022.6.05.8000 / pg. 6