INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03, DE 16 DEZEMBRO DE 2021- DG

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições regulamentares,

CONSIDERANDO a necessidade de adequar os procedimentos relativos aos documentos de natureza administrativa produzidos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia à implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, instituído pela Portaria n.º 150, de 27 de abril de 2020,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer que, a partir de 1º de janeiro de 2022, todos os documentos oficiais de natureza administrativa deverão ser criados no sistema SEI.

Art. 2º Os documentos dos tipos Ofício, Ofício-Circular, Portaria, Portaria Conjunta da Presidência e Corregedoria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço e Edital deverão ser criados e numerados automaticamente por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

§1º Excetuam-se do disposto neste artigo os editais de licitação que apresentam numeração própria controlada pela Seção de Licitações - SELIC.

§2º Os documentos referidos no caput deste artigo, produzidos no âmbito da Secretaria do Tribunal, seguirão numeração sequencial anual no órgão, independente do signatário assinante.

§3º Os documentos do tipo Ofício, Ofício-Circular, Portaria e Edital, produzidos pelas Zonas Eleitorais do Estado da Bahia, seguirão numeração sequencial anual na unidade. Cada unidade cartorária apresentará numeração sequencial própria, independente dos demais juízos eleitorais.

§4º Para os documentos oficiais que não estiverem atrelados a nenhum processo específico no SEI, a unidade deverá iniciar, no referido sistema, um processo genérico com a indicação do tipo documental, para criar e editar os documentos oficiais dessa natureza gerados por sua unidade (processo para expedição de ofícios, processo para expedição de portarias, processo para expedição de editais, dentre outros).

Art. 3º As Resoluções Administrativas deverão ser geradas no SEI, e a sua numeração será informada manualmente a cada documento criado, mediante controles próprios da Secretaria Judiciária.

Art. 4º As notificações, intimações e pedidos de fornecimento deverão ser gerados no SEI, e a sua numeração será informada manualmente a cada documento criado, mediante controles próprios dos fiscais.

Art. 5º Documentos que demandem análise preliminar deverão ser elaborados sob a forma de minuta e encaminhados, por meio de processo SEI, para apreciação e possível assinatura por autoridades ou dirigentes do Tribunal.

Art. 6º O documento final (ofício, ofício-circular, portaria, instrução normativa, ordem de serviço e edital) deverá ser gerado no SEI, mediante aprovação do signatário, e receberá numeração automática atribuída pelo sistema.

§1º O documento final poderá ser disponibilizado ao signatário em bloco de assinatura, ou então, ser gerado a partir da minuta aprovada, utilizando o recurso de "documento modelo" disponível no sistema.

§2º Caberá ao servidor responsável pela elaboração de minuta, criá-la e assiná-la no SEI (minuta de ofício, minuta de ofício-circular, minuta de portaria, minuta de instrução normativa, minuta de ordem de serviço e minuta de edital), antes de enviar o processo para apreciação da unidade de destino e posterior assinatura do signatário.

§3º O documento numerado automaticamente poderá ser editado até o momento de sua assinatura, perdendo-se essa possibilidade ao tramitar - já assinado para outras unidades - ou ao ser visualizado por outro usuário do sistema, estando já assinado.

Art. 7º Os documentos oficiais criados, numerados e assinados no SEI deverão ser encaminhados aos destinatários, preferencialmente, por meio da ferramenta de e-mail disponível no próprio sistema.

Parágrafo único. Caso o documento oficial seja enviado de forma eletrônica, sem a utilização da ferramenta disponível no SEI, o seu envio deverá ser registrado nos autos, por meio de despacho.

Art. 8º Quando for necessária a expedição física (em suporte papel) de documentos oficiais, a unidade demandante deverá inserir no processo informação, contendo a indicação do destinatário, o endereçamento completo e a forma de envio (recibo, remessa simples, carta registrada, carta registrada com aviso de recebimento, PAC ou SEDEX).

§1º Os documentos oficiais serão impressos e expedidos fisicamente da forma previamente definida.

§2º Quando a necessidade de expedir o documento físico ocorrer na Secretaria, a unidade gestora do documento deverá enviar o processo à Seção de Protocolo e Expedição - SEPEX, informando ainda, quando couber, a posterior necessidade de juntada do Aviso de Recebimento - AR.

§3º Caberá a unidade expedidora (SEPEX ou Cartório Eleitoral) registrar no processo as informações de postagem.

Art. 9º Quando necessária a assinatura manual do documento oficial, a unidade expedidora (SEPEX ou Cartório Eleitoral) deverá gerar uma cópia digital para arquivo.

Parágrafo único. Os documentos assinados manualmente, produzidos pela Secretaria do Tribunal, deverão ser encaminhados pelas unidades gestoras à SEPEX, em apenas uma via, por meio de livro de protocolo, com a especificação da forma de envio desejada (recibo, remessa simples, carta registrada, carta registrada com aviso de recebimento, PAC ou SEDEX).

Art. 10º Casos excepcionais, relativos à expedição de ofícios da Secretaria do Tribunal, deverão ser informados à SEPEX.

Art. 11º Os casos omissos serão dirimidos pelo Diretor-Geral.

Art. 12º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Salvador-BA, em 16 de dezembro de 2021.

RAIMUNDO DE CAMPOS VIEIRA

Diretor-Geral