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Tribunal Regional Eleitoral - BA

Secretaria de Gestão Administrativa e Serviços

Coordenadoria de Gestão da Informação

PORTARIA Nº 304, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2016

Estabelece o processo de Gerenciamento de Mudanças e dá outras providências. 

O DIRETOR GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 128, II, da Resolução Administrativa nº 5/2013, deste Tribunal, e tendo em vista as melhores práticas de gerenciamento de serviços de tecnologia da informação e os requisitos previstos na norma ABNT NBR ISO/IEC 20.000:2011,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer o processo de Gerenciamento de Mudanças no âmbito da Secretaria de Tecnologia da Informação.

Parágrafo único: o propósito deste processo é controlar o ciclo de vida de todas as mudanças, permitindo que as benéficas sejam feitas com o mínimo de interrupção para os serviços de tecnologia da informação (TI).

Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:

I. Gerenciamento de Mudanças - processo cujo propósito é controlar o ciclo de vida de todas as mudanças, permitindo que as benéficas sejam feitas com o mínimo de interrupção para os serviços de (TI);

II. Mudança é o acréscimo, modificação ou remoção de qualquer coisa que possa afetar os serviços de (TI);

III. Mudança-padrão é aquela preautorizada e relativamente comum que apresenta baixo risco, e segue um procedimento ou instrução de trabalho.

IV. Mudança Emergencial é aquela que deve ser implementada, assim que possível;

V. Mudança Normal é aquela que não é uma mudança-padrão ou uma mudança emergencial;

VI. Item de Configuração é um elemento que precisa ser controlado para entregar um ou mais serviços;

VII. Requisição de Mudança (RDM) é qualquer tipo de comunicação formal que busca alterar um ou mais itens de configuração;

VIII. Registro de Mudança é aquele que contém os detalhes da mudança;

IX. Proposta de Mudança é um documento utilizado para comunicar uma descrição de alto nível da mudança para o Gerenciamento de Mudanças;

Art. 3º Definir os seguintes objetivos do processo de Gerenciamento de Mudanças:

I. Responder aos requisitos do negócio do TRE-BA, enquanto maximiza valor e reduz incidentes, interrupção e retrabalho;

II. Responder às requisições de negócio e de TI para mudança que irá alinhar os serviços com as necessidades de negócio;

III. Garantir que as mudanças sejam registradas e avaliadas e, que mudanças autorizadas sejam priorizadas, planejadas, testadas, implementadas, documentadas e revisadas de maneira controlada;

IV. Garantir que todas as mudanças dos itens de configuração sejam registradas no Sistema de Gerenciamento de Configuração (SGC);

V. Otimizar o risco geral do negócio.

Parágrafo único. As Mudanças de nível operacional, bem como as organizacionais, estão fora do escopo do Gerenciamento de Mudanças.

Art. 4º Instituir o papel de Dono do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo titular da Coordenadoria de Infraestrutura - COINFRA, atribuindo-lhe as seguintes atribuições:

Art. 4º Instituir o papel de Dono do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas e Infraestrutura - COSINF, a quem incumbirá: (Redação dada pela Portaria nº 77/2018)

I. Assegurar que o processo seja realizado de acordo com o padrão acordado e documentado e que atenda aos objetivos do processo;

II. Patrocinar, definir a estratégia e assistir o desenho do processo;

III. Assegurar que a documentação do processo esteja disponível e atualizada;

IV. Definir políticas e padrões para serem empregados no processo;

V. Auditar periodicamente o processo;

VI. Comunicar informações ou alterações no processo;

VII. Fornecer recursos para suportar as atividades;

VIII. Assegurar que o pessoal esteja capacitado para exercer papéis requeridos pelo processo;

IX. Identificar, realizar e revisar melhorias no processo.

Art. 5° Instituir o papel de Gerente do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo chefe da Seção de Estrutura Operacional SESOP, atribuindo-lhe as seguintes atribuições:

Art. 5º Instituir o papel de Gerente do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo titular da Coordenadoria de Equipamento e Suporte COSUP, a quem incumbirá: (Redação dada pela Portaria nº 77/2018)

I. Realizar o gerenciamento operacional do processo;

II. Planejar e coordenar todas as atividades do projeto, em conjunto com o Dono do processo;

III. Assegurar que todas as atividades sejam realizadas conforme requeridas;

IV. Designar servidores para exercerem papéis requeridos pelo processo;

V. Gerenciar recursos atribuídos ao processo;

VI. Monitorar e reportar o desempenho do processo e identificar oportunidades de melhoria;

VII. Realizar melhorias na implementação do processo; VIII. Manter a programação de mudança e indisponibilidade de serviço planejada.

Art. 6º Estabelecer a Política de Gerenciamento de Mudanças composta das seguintes premissas:

I. Todas as mudanças devem ser registradas e gerenciadas de forma controlada;

II. As mudanças serão categorizadas em: de grande importância, importância significativa e menor importância, de acordo com o nível de custo e risco envolvidos e do escopo e relacionamento com outras mudanças;

III. Mudanças não autorizadas formalmente não serão implantadas;

IV. A Central de Serviços de Tecnologia da Informação será o ponto único de contato para Requisições de Mudança (RDM);

V. As mudanças serão priorizadas pela autoridade de mudanças competente;

VI. Mudanças significantes serão gerenciadas pelo processo de Gerenciamento de Mudanças;

VII. Mudanças-padrão serão gerenciadas pelo processo Cumprimento de Requisição;

VIII. Nenhuma mudança será autorizada sem que antes tenha sido explicitamente endereçada a questão do que fazer no caso de insucesso;

IX. Procedimentos de remediação serão preparados e documentados antecipadamente para cada mudança autorizada.

X. Serão definidas janelas de Mudanças;

XI. Serão definidos critérios de desempenho e avaliação de riscos de todas as Mudanças que impactem a capacidade de serviço;

XII. Os benefícios para o negócio criado por cada mudança deverão ser mensurados e reportados.

XIII. O Gestor de Sistema atuará como Autoridade de Mudança para as requisições de mudança relacionadas aos sistemas;

XIV. Sempre que possível serão utilizados modelos de mudança;

XV. Existirão cinco níveis de autorização de mudança:

a. Nível 1 - Alta direção decisões quanto a mudanças de alto custo/risco;

b. Nível 2 - Comitê Gestor de Tecnologia da Informação decisões quanto a mudanças que impactam múltiplos serviços ou divisões organizacionais;

c. Nível 3 - Comitê Consultivo de Mudanças e Comitê Consultivo de Mudanças Emergenciais decisões quanto a mudanças que afetam, apenas, serviço local ou grupo de serviço.

d. Nível 4 - Gerente de Mudança decisões quanto a mudanças de baixo-risco;

e. Nível 5 - Autorização Local mudanças-padrão.

Art. 7º Instituir o Comitê Consultivo de Mudanças (CCM) com o objetivo de avaliar, agendar e priorizar mudanças, bem como o Comitê Consultivo de Mudanças Emergenciais (CCME), um subconjunto do CCM, responsável por decidir sobre mudanças de alto impacto consideradas emergenciais.

I. Compõem o CCM:

a. Titular da Secretaria de Tecnologia da Informação, a quem caberá a presidência;

b. Titular da Coordenadoria de Infraestrutura;

b. Titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas e Infraestrutura; (Redação dada pela Portaria nº 77/2018

c. Titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas;

c. Titular da Coordenadoria de Equipamento e Suporte; (Redação dada pela Portaria nº 77/2018) 

d. Titular da Coordenadoria de Suporte e Voto Informatizado; (Revogado pela Portaria nº 77/2018)

e. O presidente da Comissão de Segurança da Informação;

f. Os titulares das seguintes seções SEBDA, SECAE, SEDESC, SEQUIP, SERTEL, SESEC e SESOP;

f. Os titulares das seguintes seções SEBDA, SEDESC, SEINFRA, SEMIN, SEQUIP, SESAU e SETEQ; (Redação dada pela Portaria nº 77/2018) 

g. Representante da área de negócio impactada pela mudança.

II. Compõem o CCME:

a. Titular da Secretaria de Tecnologia da Informação, a quem caberá a presidência;

b. Titular da Coordenadoria de Infraestrutura;

b. Titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas e Infraestrutura; (Redação dada pela Portaria nº 77/2018) 

c. Titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas;

c. Titular da Coordenadoria de Equipamento e Suporte; (Redação dada pela Portaria nº 77/2018) 

d. Titular da Coordenadoria de Suporte e Voto Informatizado; (Revogado pela Portaria nº 77/2018)

e. O presidente da Comissão de Segurança da Informação;

f. Representante da área de negócio impactada pela mudança.

III. À presidência do CCM compete:

a. Planejar, programar e presidir as reuniões de CCM;

b. Selecionar as RDMs para revisão na reunião do CCM;

c. Circular as RDMs antes das reuniões do CCM para considerações prévias;

d. Convocar as reuniões do CCME para considerações de Mudanças Emergenciais.

IV. Aos membros do CCM e CCME compete:

a. Participar das reuniões do CCM e CCME;

b. Revisar as RDMs e recomendar se devem ser autorizadas;

c. Revisar mudanças;

d. Revisar mudanças não autorizadas;

e. Revisar a programação de mudança.

Art. 8º Atuarão como Gerentes de Mudança os titulares das coordenadorias da STI.

Art. 9º Definir as atividades-chave do processo de Gerenciamento de Mudanças:

I. Criar e registrar a RDM;

II. Revisar a RDM;

III. Avaliar e estimar a mudança;

IV. Planejar atualizações;

V. Coordenar a implementação de mudança;

VI. Revisar e encerrar a mudança.

Art. 10 O desempenho do processo de Gerenciamento de Mudanças será medido o e respectivos indicadores de desempenho.

Art. 10. O desempenho do processo de gerenciamento de mudança será medido trimestralmente com base nos fatores críticos de sucesso e respectivos indicadores de desempenho. (Redação dada pela Portaria nº 5, de 13 de janeiro de 2020)

Parágrafo único: São fatores críticos de sucesso:

I. Responder às requisições de mudança do negócio e da TI que vão alinhar os serviços com as necessidades de negócio, enquanto maximizam valor.

II. Garantir que todas as mudanças de ICs sejam bem gerenciadas e registradas do SGC.

Art. 11 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 11 Este processo será revisado anualmente, sempre no mês de julho, para que seja aperfeiçoado, quando necessário. (Redação dada pela Portaria nº 77/2018) 

Art. 11. Este processo será revisado anualmente, para que seja aperfeiçoado, quando necessário. (Redação dada pela Portaria nº 5, de 13 de janeiro de 2020)

Salvador, em 05 de dezembro de 2016.

RAIMUNDO VIEIRA

Diretor-Geral

Este texto não substitui o publicado no DJE-TRE-BA, nº 236, de 05/12/2016, p. 6-9.