RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 3, DE 11 DE MARÇO DE 2019

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das suas atribuições legais e regimentais;

 CONSIDERANDO a  necessidade de fortalecer os  mecanismos de governança e gestão  das contratações no âmbito  do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia;

 CONSIDERANDO as recomendações do Tribunal de Contas da União, contidas nos Acórdãos n.º 2.622/2015, 2.341/2016 e 2.349/2016;

 CONSIDERANDO, ainda, as recomendações homologadas, no âmbito deste Tribunal, nos autos do PAD n.º  838/2017, tendo em vista a auditoria de Contratações Terceirizadas do TRE-BA – Exercício 2016;

 RESOLVE:

 CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir a Política de Contratações do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 2º As contratações efetivadas pelo TRE-BA, salvo aquelas relacionadas a cursos e treinamentos, observarão os princípios, objetivos e diretrizes estabelecidas nesta Resolução, bem como as disposições constitucionais, legais e regimentais vigentes.

Parágrafo único. As normas gerais e específicas de governança e gestão das contratações, emanadas no  âmbito  do Tribunal, são consideradas parte integrante da Política a que se refere esta Resolução.

Art. 3º Para fins desta Resolução, considera-se:

I  – contratações: toda e qualquer compra ou locação de bens ou serviços, contratação de obras, em conjunto ou não, com ou sem licitação e/ou formalização de contrato, destinadas a viabilizar a execução das atividades finalísticas e     das atividades meio desenvolvidas pelo Tribunal;

II  – governança de contratações: conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão das contratações, de modo que possibilitem que o Tribunal alcance seus objetivos e metas estratégicas;

III – gestão de riscos das contratações: conjunto de atividades de identificação e tratamento de eventos relacionados  aos processos de contratações, com o objetivo de minimizar as ameaças e maximizar as oportunidades que podem  afetar o atingimento dos objetivos estratégicos do TRE-BA;

IV  – Plano Anual de Contratações - PLANCONT: documento que registra as contratações que serão executadas  no  ano subsequente ao da sua elaboração, contendo cronograma para deflagração dos respectivos processos  e  identificação das unidades demandantes.

 CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS E DOS OBJETIVOS

Art. 4º Além dos princípios expressos no art. 37, da Constituição Federal e dos princípios gerais das licitações, a Política de Contratações orienta-se, no que couber, pelos seguintes princípios:

I    – estratégia: as contratações efetuadas pelo Tribunal deverão estar alinhadas às estratégias e prioridades institucionais;

II   – padronização: as contratações deverão, sempre que possível, atender ao princípio da padronização e à compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas, nos termos do art. 15, da Lei n.º 8.666/1993;

III – economicidade: otimização dos processos de trabalho e do uso de recursos do Tribunal;

IV  – prevenção: atuar preventivamente na identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos das  aquisições;

V – responsabilidade: definição formal de autoridade e responsabilidade por decisões e ações;

VI   – controle: monitoramento e avaliação regular do alcance das metas estratégicas relacionadas à Política de Contratações, a exemplo da aderência ao PLANCONT;

VII – conformidade: adequação às normas e melhores práticas aplicáveis, bem como às diretrizes desta Política;

VIII – probidade: agir com integridade, zelo, economia e observância às regras da Instituição ao utilizar, arrecadar, gerenciar e administrar bens e valores públicos;

IX  – transparência: possibilitar acesso às informações relativas às contratações efetuadas pelo Tribunal, interna e externamente;

X    – accountability: prestar contas de sua atuação funcional de forma voluntária, assumindo integralmente as consequências dos seus atos e omissões.

Art. 5º A Política de Contratações do TRE-BA tem os seguintes objetivos: 

I – fortalecer a governança na área de aquisições e contratações;

II – assegurar a utilização eficiente de recursos públicos;

III – otimizar a disponibilidade e o desempenho dos objetos contratados;

III – incentivar a adoção de contratações sustentáveis;

IV  – gerenciar riscos nas contratações;

V  – auxiliar a tomada de decisões sobre contratações;

VI  – atender às recomendações das unidades e órgãos de controle, e

VII  – assegurar o cumprimento dos papéis e responsabilidades, além da transparência dos resultados relativos às contratações.

CAPÍTULO III

DAS DIRETRIZES

 Art. 6º São diretrizes gerais da Política de Contratações do TRE-BA:

I – observar os princípios da boa governança e das melhores práticas e regulamentações acerca da matéria; 

II – aprimorar a fase de planejamento das contratações;

III – alinhar as contratações com as diretrizes institucionais e o Planejamento Estratégico;

IV  – disseminar os controles internos, fundamentados na gestão de risco para a área de contratações;

V   – assegurar que os processos organizacionais relativos às contratações do TRE-BA estejam institucionalizados  e com seus respectivos riscos gerenciados;

VI   – capacitar contínua e adequadamente, pregoeiros, gestores e fiscais de contratos, elaboradores  de  projetos  básicos, termos de referência e editais e demais servidores envolvidos com  os  processos  de contratações, inclusive  em temas afetos à gestão de riscos;

VII – assegurar o consumo consciente e racional dos recursos públicos;

VIII  – incorporar padrões elevados de conduta ética no comportamento de todos que atuam na governança e na gestão de contratações, em consonância com as funções e atribuições designadas;

IX  – estimular as compras conjuntas visando à economia de escala, quando demonstrada a sua vantajosidade em estudos prévios;

X  – observar critérios de sustentabilidade nas contratações;

XI  – obter bens e serviços ao menor custo possível, em prazos e quantidades compatíveis com as necessidades do Tribunal, com melhoria contínua da qualidade alcançada.

Art. 7º Todas as contratações, inclusive as diretas e adesões a atas de registro de preços, devem ser precedidas de planejamento adequado, elaborado em harmonia com esta Política, com  o  Planejamento  Estratégico  Institucional, bem como com os planos táticos setoriais das unidades administrativas, quando houver.

Art. 8º O planejamento das contratações consistirá nas seguintes etapas: 

I – Estudos preliminares;

II – Gerenciamento de riscos; e

III – Elaboração de termo de referência/projeto básico.

§1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas de planejamento da contratação, no que couber.

§2º As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogação sucessivas, de que trata o art.  57, da Lei n.º 8.666/1993, caso seja objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas previstas  nos  incisos do presente artigo, salvo o gerenciamento de riscos da fase de gestão de contratos.

§3º É obrigatória a realização de estudos preliminares na hipótese de prorrogação de contrato  de  solução  de  tecnologia da informação.

§4º Os estudos técnicos preliminares deverão constar dos autos do correspondente processo de contratação de bens e serviços, com a evidenciação da escolha da melhor solução. 

Seção I

Das Diretrizes Da Política de Compras e da Política de Estoque

Art. 9º São diretrizes da política de compras:

I – planejamento prévio das contratações;

II   – centralização das compras, tomando-se como base o objeto ou serviço a ser contratado e as  atribuições  regimentais e regulamentares das unidades do Tribunal;

III – padronização dos bens, serviços e obras a serem adquiridos ou contratados;

IV  – preferência por contratação de serviço e aquisição de materiais com critérios de sustentabilidade; 

V – aquisição de produtos e equipamentos duráveis, reparáveis e que possam ser aperfeiçoados;

VI   – utilização, sempre que possível, de critérios de avaliação das contratações, nos moldes estabelecidos  na  legislação específica;

VII  – adoção de procedimentos racionais quando da tomada de decisão de consumo, observando-se a necessidade, oportunidade e economicidade dos produtos a serem adquiridos;

VIII – balizamento da estimativa de preços, considerando as diretrizes insculpidas no normativo interno específico.

Art. 10. A aquisição de materiais de consumo para formação de estoque deverá ocorrer exclusivamente quanto aos materiais de uso rotineiro e suprimentos de eleição, para formação de reserva técnica, devendo-se observar  as  seguintes condições:

I – pré-avaliação  da importância estratégica do produto para viabilizar a execução  da atividade finalística do Tribunal  e de seus macroprocessos de apoio;

II   – disponibilidade de local adequado para recebimento e armazenagem dos materiais, devendo, para fins de estocagem, serem consideradas todas as variáveis que possam garantir a vida útil do produto e evitar a redução do seu ciclo de vida;

III – predefinição do tempo de reposição de cada item de acordo com critérios técnicos;

IV  – realização de, pelo menos, um inventário anual para avaliação da quantidade e da qualidade dos itens estocados.

§1º Todo e qualquer estoque de materiais deverá ser objeto de controle mediante o uso de sistema informatizado que forneça à Administração dados essenciais, como aquisições, movimentações, saldos de estoque, consumo médio, consumo por centro de custo, consumo geral e quaisquer outros dados necessários à boa gestão do almoxarifado.

§2º É vedada a aquisição de bens de caráter permanente para formação de estoque, ressalvada a previsão de  necessidade iminente, identificada por meio de estudos prévios, que justifique a aquisição anterior ao fato  em  potencial, que possa vir a ensejar riscos e/ou prejuízos à Administração.

Seção II

Das Diretrizes para a Terceirização de Serviços

Art. 11. A prestação de serviços para a realização de tarefas executivas sob regime de execução indireta, com ou sem    o fornecimento de mão de obra, fundamenta-se nas seguintes diretrizes:

I   – elaboração de estudo técnico preliminar que demonstre os resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;

II – definição clara e precisa do escopo das atividades a serem terceirizadas, com vista a garantir que o  planejamento  da contratação considere a solução completa;

III – justificativa expressa para o parcelamento ou não da solução, com a finalidade de possibilitar a participação do maior número possível de licitantes com qualificação técnica e econômica para garantir o cumprimento  das  obrigações;

IV  – justificativa para o estabelecimento do quantitativo de postos necessários para a execução do serviço;

V   – avaliação periódica das necessidades que motivaram a terceirização com vistas  a identificar novas  alternativas  que garantam maior economicidade e melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;

VI   – adoção de Instrumento de Medição de Resultado com critérios objetivos de mensuração  de resultados, nos  termos do normativo específico.

Art. 12. Em licitação para contratação de prestação de serviços, é vedada a caracterização exclusiva do objeto como fornecimento de mão de obra.

Art. 13. As funções elencadas nas contratações de prestação de serviços terceirizados com mão de obra residente deverão observar a nomenclatura estabelecida na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) ou outra que vier a substituí-la.

Art. 14. Não poderão ser objeto de contratação os serviços que:

I   – envolvam a tomada de decisão ou posicionamento institucional nas áreas de planejamento, coordenação,  supervisão e controle;

II   – sejam considerados estratégicos para o Tribunal, cuja terceirização possa colocar em risco o  controle  de  processos e de conhecimentos e tecnologias;

III – sejam relacionados  ao poder  de polícia,  de regulação, de outorga de serviços públicos e  de aplicação de sanção; e

IV  – sejam inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos do órgão, salvo  expressa disposição legal em contrário ou quando se tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no âmbito do quadro geral de pessoal.

§1º Os serviços auxiliares, instrumentais ou acessórios de que tratam os incisos do caput poderão ser executados de forma indireta, vedada a transferência de responsabilidade para a realização de atos administrativos ou a tomada de decisão para o contratado.

§2º Os serviços auxiliares, instrumentais ou acessórios de fiscalização e consentimento relacionados ao exercício do poder de polícia não serão objeto de execução indireta.

Seção III

Das Diretrizes Da Política de Compras Conjuntas e Compartilhadas

Art. 15. As compras conjuntas visam à redução do preço final contratado, em razão da economia de escala, mediante compra concentrada, com maiores volumes e facilitação do planejamento das  necessidades  de  contratações  periódicas.

Art. 16. São diretrizes para a realização de compras conjuntas compartilhadas:

I  – busca pela cooperação e parceria com outros órgãos da administração pública, especialmente da Justiça Eleitoral, para o planejamento e a gestão de aquisições por sistema de registro de preços;

II – convite a órgão da Administração Pública para participar das aquisições conjuntas de bens e serviços de interesse comuns, bem como participação de sistemas de registro de preços organizados por esses órgãos;

III – divulgação, sempre que conveniente e oportuna, da intenção de registro de preços;

IV  – busca pela redução dos custos operacionais das contratações no sistema de registro de preços;

V   – gerenciamento das licitações de sistema de registro de preços com participação de outros órgãos públicos, reservando a cada um a responsabilidade por suas aquisições;

VI  – solicitação de auxílio técnico aos órgãos participantes do sistema de registro de preços, caso necessário,  no tocante à instrução processual, à pesquisa de mercado e à realização do procedimento licitatório.

 Seção IV

Das Diretrizes Da Política de Contratação Sustentável

Art. 17. A aquisição de materiais e de equipamentos e as contratações de serviços, no âmbito deste Tribunal, deverão observar a legislação que disponha sobre sustentabilidade, em especial as seguintes diretrizes:

I – menor impacto sobre os recursos naturais, como flora, fauna, ar, solo e água;

II – maior eficiência na utilização de recursos naturais como água e energia;

III – maior vida útil e menor custo de manutenção do bem e da obra;

IV  – redução, reutilização, reciclagem e tratamento dos resíduos sólidos, bem como disposição final ambientalmente adequada dos rejeitos, nos termos da legislação específica;

V  – opção gradativa por produtos sustentáveis,  com estabelecimento  de metas  crescentes de aquisição, observando-  se a viabilidade econômica e a oferta no mercado, com razoabilidade e proporcionalidade;

VI  – origem ambientalmente adequada dos recursos naturais utilizados nos bens, serviços e obras;

VII – obrigação da coleta, pela contratada, dos resíduos oriundos da contratação, para fins de devolução ao fabricante ou importador, responsáveis pela sua destinação final ambientalmente adequada, nos termos da legislação específica;

VIII  – sensibilização da mão de obra terceirizada, para o estímulo ao consumo consciente e à responsabilidade socioambiental.

Parágrafo único. Os procedimentos para contratações sustentáveis deverão estar em harmonia com as ações previstas  no Plano de Logística Sustentável do TRE-BA.

Seção IV

Das Diretrizes para a Gestão de Riscos nas Contratações

Art. 18. A gestão de riscos das contratações deve observar as seguintes diretrizes: 

I – integrar o processo de aquisições;

II – estar alinhada à metodologia de gestão de riscos adotada pelo Tribunal;

IV  – contribuir para a melhoria contínua das contratações realizadas pelo Tribunal.

 CAPÍTULO IV

DO PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

Art. 19. O Plano Anual de Contratações – PLANCONT deve ser elaborado pela Secretaria de Gestão Administrativa,  no exercício anterior ao ano da sua execução, de modo a incluir as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico do Tribunal.

§1º O PLANCONT deverá ser aprovado até o dia 30 (trinta) de novembro de cada ano, pelo Comitê de Gestão de Orçamento e Aquisições, em reunião realizada com a presença do Diretor-Geral, e ratificado pelo Conselho de Governança.

§2º O PLANCONT será revisado nos meses de maio e agosto, com objetivo de proceder ao levantamento de pendências, promover eventuais mudanças do cronograma ou formalizar novas demandas ou desistências.

§3º O acompanhamento e o controle da execução do PLANCONT ficarão  sob a responsabilidade da Coordenadoria    de Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos.

§4º Quando da elaboração do PLANCONT, deverão ser observadas as seguintes diretrizes:

I  – pré-avaliação da importância estratégica da contratação para viabilizar a execução da atividade finalística do Tribunal e de seus macroprocessos de apoio;

II – verificação prévia dos prazos de vigência de contratos e atas de registro de preços celebrados;

III – identificação de previsão orçamentária para cobertura da despesa, salvo para as hipóteses de registro de preços;

IV   – análise acerca da possibilidade de reunião/separação de contratações com objetos similares, com vistas a otimização de recursos.

Art. 20. O PLANCONT deverá conter, no mínimo:

I – descrição clara e concisa do objeto a ser contratado;

II – indicação da unidade demandante das soluções para o ano vindouro;

III – marco final para o recebimento do bem ou início da prestação do serviço;

IV – prazo necessário para realização dos estudos preliminares;

V   – marco final para a instauração do respectivo processo de contratação, instruído com resultado dos estudos  e   termo de referência/projeto básico;

VI  – indicação da fonte de recurso, de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal, e, se possível, estimativa de custo;

VII – indicação de, pelo menos, um objetivo do Planejamento Estratégico Institucional a ser alcançado em cada uma das contratações pretendidas.

Parágrafo único. A COPEG fará avaliação prévia acerca da adequação dos  objetivos  estratégicos  indicados  nos termos do inciso VII.

Art. 21. O Plano de Contratações de Eleições – PLANCONT ELEIÇÕES deve ser elaborado no exercício anterior ao ano da sua execução, de modo a incluir as contratações específicas para a realização das eleições.

§1º O PLANCONT ELEIÇÕES deverá ser aprovado pelo Comitê Gestor de Eleições e ratificado pelo Conselho de Governança.

§2º Ao PLANCONT ELEIÇÕES se aplicam, no que couberem, as disposições contidas nos artigos 19 e 20.

 CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS