INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 07 DE ABRIL DE 2025

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo parágrafo único do art. 97 da Resolução Administrativa nº 27, de 26 de agosto de 2024 (Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal),

RESOLVE: 

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa TRE-BA n.º 03/2019, que institui a Política de Governança das Contratações no âmbito deste Tribunal, e dá outras providências;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 347/2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução TSE nº 23.702/2022, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações na Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 – Lei de Licitações e Contratos;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023, que regulamenta os artigos 82 a 86 da Lei nº 14.133/2021, para dispor sobre o sistema de registro de preços para a contratação de bens e serviços, inclusive obras e serviços de engenharia, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO, ainda, o disposto no Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da Advocacia-Geral da União, de observância obrigatória neste Tribunal, por força da Portaria nº 453, de 28 de junho de 2022, para a concretização de contratações sustentáveis, com o objetivo de reduzir impactos negativos sobre o meio ambiente e, via de consequência, aos direitos humanos;

CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de padronizar procedimentos e rotinas relativas ao planejamento das contratações compartilhadas e de instituir medidas que garantam maior eficiência aos processos, e que assegurem a celeridade da tramitação e a gestão de riscos ao menor custo processual e, em última análise, a racionalização do gasto público; 

RESOLVE: 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta as contratações compartilhadas no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia. 

Parágrafo único. Para os fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I – Sistema de Registro de Preços (SRP): conjunto de procedimentos para realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos à prestação de serviços, a obras e à aquisição e locação de bens para contratações futuras;

II – Ata de Registro de Preços (ARP): documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas;

III – Intenção de Registro de Preços (IRP): procedimento público realizado pelo órgão gerenciador em módulo próprio do Portal de Compras, na fase preparatória do processo licitatório ou da contratação direta, para possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, a participação de outros órgãos da Administração Pública na ata de registro de preços e determinar a estimativa total de quantidades da contratação, observado, em especial, o disposto nos incisos III e IV do caput do art. 7º e nos incisos I, III e IV do caput do art. 8º do Decreto nº 11.462/2023;

IV - Gestão de Atas: ferramenta informatizada, integrante do Sistema de Compras do Governo Federal (www.compras.gov.br), disponibilizada pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), para controle e gerenciamento dos quantitativos das atas de registro de preços e de seus saldos, e das solicitações de adesão e de remanejamento das quantidades;

V – órgão ou entidade participante: órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços;

VI – órgão ou entidade não participante: órgão ou entidade da Administração Pública que não participa dos procedimentos iniciais da licitação para registro de preços e não integra a ata de registro de preços;

VII – órgão ou entidade gerenciadora: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente.

Art. 2º O registro de preços poderá ser adotado, desde que devidamente justificado em Estudo Técnico Preliminar (ETP), nas seguintes situações: 

I - quando, pelas características do objeto, houver necessidade de contratações permanentes ou frequentes; 

II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida, como quantidade de horas de serviço, postos de trabalho ou em regime de tarefa; 

III - quando for conveniente para atendimento a mais de um órgão ou a mais de uma entidade, inclusive nas compras centralizadas; 

IV - quando for atender a execução descentralizada de programa ou projeto federal, por meio de compra nacional ou da adesão de que trata o § 2º do art. 32 do Decreto nº 11.462/2023; ou 

V - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração. 

Parágrafo único. No caso de contratação de execução de obras e serviços de engenharia, o registro de preços poderá ser utilizado, desde que atendidos os seguintes requisitos: 

I - existência de termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo padronizados, sem complexidade técnica e operacional; e 

II - necessidade permanente ou frequente de obra ou serviço a ser contratado. 

Art. 3º Deverão ser indicadas no Plano de Contratações as contratações com potencial de realização de forma compartilhada.

Art. 4º As compras compartilhadas conduzidas pelo TRE-BA deverão priorizar a participação de órgãos do Poder Judiciário sediados no Estado da Bahia e da Justiça Eleitoral, visando garantir a compra mais vantajosa conforme as características, o interesse comum e os custos envolvidos, inclusive decorrentes da entrega. 

CAPÍTULO II

DA ADESÃO DO TRE-BA À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS DE OUTRO ÓRGÃO 

Art. 5º Quando o ETP concluir pela viabilidade técnica e econômica da adesão à ARP de outro órgão, o processo será enviado à Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) para pesquisa de preços, ficando dispensada, nesse caso, a elaboração de termo de referência ou de projeto básico. 

Art. 6º A unidade demandante deverá atentar para a vigência da ARP que pretende aderir, e solicitar a adesão com a antecedência necessária à realização da pesquisa de preços e ao cadastro tempestivo da solicitação no Portal de Compras, se confirmada a vantagem econômica, e aos demais trâmites internos, devendo instruir o processo com a seguinte documentação: 

I – Termo de Abertura de Processo (TAP); 

II – ETP aprovado, contendo a indicação do item da ARP e do quantitativo que se pretende aderir e a estimativa de preços que demonstre a vantagem econômica da solução proposta, de adesão à Ata, acompanhada dos documentos ou com a indicação das fontes de pesquisa que lhe deram suporte; 

III – cópia do edital licitatório do órgão gerenciador e de seus anexos (termo de referência, minuta contratual, se houver), dentre outros; 

IV – ARP assinada, acompanhada do comprovante de publicação no Portal Nacional de Compras Públicas (PNCP); 

V – documento que confirme a concordância da empresa signatária da ARP em contratar com o TRE-BA. 

§ 1º Caso não reste demonstrada no ETP a vantagem da adesão, o processo será devolvido para revisão, devendo a unidade demandante ficar atenta à vigência da ARP. 

§ 2º A adesão a item(ns) específico(s) pertencente(s) a um lote da ARP deve ser justificada no ETP. 

Art. 7º Após a pesquisa de preços e a confirmação da vantagem econômica da adesão, o processo será submetido ao Diretor-Geral para autorizar a solicitação via Portal de Compras. 

Art. 8º A Seção de Análise e Aquisições (SEAQUI) cadastrará a solicitação, aguardará a resposta do órgão gerenciador e instruirá o processo com a documentação comprobatória dos atos praticados. 

Art. 9º Se o gerenciador concordar com a adesão, o processo seguirá para adaptação da minuta contratual, se houver, e demais trâmites até a formalização. 

Art. 10. Se o gerenciador não autorizar a adesão, o processo será enviado ao conhecimento do Diretor-Geral, via SGA, e retornará à unidade demandante para revisão do ETP, com vistas à propositura de nova solução, caso persista o interesse e a necessidade da contratação.

Art. 11. Fica vedada a adesão a Ata de Registro de Preços gerenciada por órgão ou entidade estadual, distrital ou municipal. 

CAPÍTULO III

DA PARTICIPAÇÃO DO TRE-BA EM REGISTRO DE PREÇOS DE OUTRO ÓRGÃO 

Art. 12. Compete ao Diretor-Geral autorizar a participação do TRE-BA em licitação de outros órgãos, desde que justificada em ETP a vantagem técnica e econômica dessa solução. 

§ 1º Nesse caso, será dispensada a elaboração de termo de referência ou de projeto básico, devendo constar do ETP os dados da IRP objeto da participação (número, UASG gerenciadora, número(s) e especificação(ões) do(s) item(ns) e o(s) quantitativo(s) para o(s) qual(is) se pretende a participação), a estimativa de preços que demonstre a vantagem econômica da participação, acompanhada dos documentos ou com a indicação das fontes de pesquisa que lhe deram suporte. 

§ 2º O processo deve ser enviado à SGA com a antecedência necessária para cadastro da solicitação no Portal de Compras, instruído com a seguinte documentação:

I – Termo de Abertura de Processo (TAP); 

II – ETP aprovado, contendo as informações previstas no parágrafo primeiro deste artigo; 

III – indicação da unidade/local de entrega do objeto neste Tribunal e indicação de um representante da unidade demandante e de seus contatos. 

IV – autorização do Diretor-Geral para solicitar a participação na ARP, via Portal de Compras. 

§ 3º Caso não reste demonstrada no ETP a vantagem da participação, o processo será devolvido para revisão, devendo a unidade demandante ficar atenta ao prazo para manifestação de interesse em participar da IRP. 

Art. 13. A SEAQUI cadastrará a solicitação, aguardará a resposta do órgão gerenciador e instruirá o processo com a documentação comprobatória dos atos praticados. 

Parágrafo único. O processo poderá retornar à unidade demandante para juntada de documentação e/ou de informação complementar, caso o gerenciador estabeleça outras condicionantes para cadastro da solicitação. 

Art. 14. Autorizada pelo gerenciador a participação, o processo será enviado ao conhecimento do Diretor-Geral, via SGA, e retornará à unidade demandante para acompanhamento do resultado da licitação junto ao órgão gerenciador.

Art. 15. Formalizada a ARP pelo órgão gerenciador, a unidade demandante remeterá o processo sucessivamente ao conhecimento do Diretor-Geral e da SGA, instruído com a seguinte documentação:

I – cópia do edital licitatório e de seus anexos (termo de referência, minuta contratual, se houver, dentre outros); e 

II – ARP assinada, acompanhada do comprovante de publicação no Portal Nacional de Compras Públicas (PNCP). 

Parágrafo único. A SGA nomeará os fiscais e enviará o processo à Coordenadoria de Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos (COGELIC) para registro nos controles internos da Seção de Contratos (SECONT) e da SEAQUI. 

Art. 16. Promovidos os registros, o processo será enviado à unidade gestora para ciência do gestor e dos fiscais, e eventual execução da Ata. 

Art. 17. Se o gerenciador não autorizar a participação do TRE-BA no seu registro de preços ou em caso de insucesso da licitação, a unidade demandante deverá revisar o ETP para buscar uma nova solução, caso persista o interesse e a necessidade da contratação. 

CAPÍTULO IV

DA ADESÃO DE ÓRGÃO NÃO PARTICIPANTE À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS DO TRE-BA 

Art. 18. Durante a vigência da ARP, e desde que autorizada a adesão no edital da licitação e/ou na Ata, os órgãos que não participaram do procedimento de IRP poderão aderir à ata de registro de preços na condição de não participantes, observados os seguintes requisitos: 

I - apresentação de justificativa da vantagem da adesão;

II - demonstração da compatibilidade dos valores registrados com os valores praticados pelo mercado, na forma prevista no art. 23 da Lei nº 14.133, de 2021; e

III - consulta e aceitação prévias do fornecedor.

Art. 19. A solicitação de adesão deverá ser realizada por meio do sistema Gestão de Atas acompanhada da documentação citada no art. 18.

§ 1º A SEAQUI autuará processo com a documentação listada no art. 18, relacionado ao processo principal da contratação, e submeterá à apreciação do Diretor-Geral, por intermédio da COGELIC.

§ 2º Autorizada a adesão o processo retornará à SEAQUI para realizar aceitação no sistema e conclusão na unidade.

Art. 20. O órgão não participante efetivará a contratação solicitada em até 90 (noventa dias) da autorização da adesão, observado o prazo de vigência da Ata.

§ 1º O prazo previsto no caput deste artigo poderá ser prorrogado excepcionalmente, mediante solicitação do órgão não participante, aceita por este Tribunal, desde que respeitado o limite temporal de vigência da ata de registro de preços.

§ 2º Poderá ser autorizada adesão à ata de registro de preços da qual o órgão solicitante seja integrante, em relação àqueles itens para os quais não tenha quantitativo registrado, observados os requisitos previstos nos artigos 18 e 19.

Art. 21. Serão observadas as seguintes regras de controle para permitir a adesão à ata de registro de preços:

I - as contratações adicionais não poderão exceder, por órgão, a 50% (cinquenta por cento) dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório registrados na ARP para o TRE-BA e para os órgãos participantes; e

II - o quantitativo decorrente das adesões não poderá exceder, na totalidade, ao dobro do quantitativo de cada item registrado na ARP para o TRE-BA e os órgãos ou participantes, independentemente do número de órgãos ou entidades não participantes que aderirem à Ata.

Art. 22 Poderá constar vedação expressa de adesão à ARP deste Tribunal no edital da licitação, nas seguintes hipóteses:

I – quando o objeto da contratação for destinado exclusivamente ao atendimento das necessidades do TRE-BA;

II – em relação a itens destinados às atividades preparatórias e à realização das eleições, sopesados os riscos de eventual inexecução das contratações celebradas por este Tribunal e os prejuízos daí advindos;

III – em outras situações, desde que acolhidas as justificativas pelo Diretor-Geral. 

CAPÍTULO V

DA DIVULGAÇÃO DE IRP E DA PARTICIPAÇÃO DE OUTROS ÓRGÃOS NAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS DO TRE-BA 

Art. 23. O TRE-BA, sempre que possível, divulgará IRP no Portal de Compras do Governo Federal, para permitir a participação de outros órgãos em seus registros de preços, observado o disposto na Lei nº 14.133/2021 e o Decreto nº 11.462/2023. 

Art. 24. A divulgação de IRP poderá ser dispensada nas seguintes hipóteses, dentre outras identificadas durante o Estudo Técnico Preliminar ou na fase preparatória da contratação, e desde que acolhidas pela autoridade competente: 

I – quando o objeto da contratação, em razão de suas peculiaridades técnicas, for voltado exclusivamente ao atendimento das necessidades do TRE-BA; 

II – no caso de contratação destinada às eleições; 

III – quando constar do objeto item indisponível em saldo contratual ou de ARP ou, ainda, no estoque do TRE-BA, e cuja falta possa prejudicar as atividades administrativas, ou quando houver risco de perda orçamentária, o que demandará maior celeridade na tramitação processual; 

IV – em aquisições de até R$80.000,00 (oitenta mil reais) por item. 

Parágrafo único. Será exigida a publicação de IRP via sistema de Gestão de Atas, e a formal solicitação de participação no sistema, mesmo quando houver prévia interação entre o TRE-BA e os possíveis participantes, e já constar do termo de referência a consolidação das informações relativas à estimativa do objeto, as condições de fornecimento e os demais elementos para caracterização do objeto da contratação, considerados os dados dos partícipes.

Art. 25. Se não houver justificativa apta a dispensar a divulgação de IRP, a SEAQUI publicará o procedimento no Portal de Compras, aguardará manifestações no prazo estipulado e instruirá o processo com a documentação comprobatória dos atos praticados.

Art. 26. A análise dos pedidos de participação no registro de preços será feita pela ordem cronológica das manifestações no sistema, observado o limite de até 02 (dois) participantes por licitação, considerando a capacidade e a estrutura administrativa da área de contratações, sendo recusados aqueles pedidos:

I – cujo quantitativo seja ínfimo, assim considerado o inferior a 20% do previsto para o item; 

II – cujo quantitativo seja superior a 50% ou mais do previsto para o item; 

III – cuja soma da quantidade solicitada e a que o Tribunal pretende registrar para si ultrapasse a R$80.000,00 (oitenta mil reais) por item; 

IV – que busquem incluir um novo item no registro de preços; 

V – referentes a item previsto, mas com modificação nas especificações ou de outros requisitos; 

VI – para entrega fora do Estado da Bahia, exceto se o registro de preços for exclusivo da Justiça Eleitoral; 

VII – de outros órgãos, no caso de item destinado a atender às necessidades exclusivas da Justiça Eleitoral; 

VIII – realizados após o prazo fixado para manifestação dos interessados; 

IX – que não apresentarem, dentro do prazo, os seguintes documentos e informações: 

a) cópia do Estudo Técnico Preliminar aprovado; 

b) quantidade desejada, por item; 

c) local de entrega e contato do representante do órgão participante, preferencialmente da unidade demandante da contratação. 

Parágrafo único. O limite de participações de que trata o caput deste artigo poderá ser flexibilizado se a compra beneficiar a outros órgãos do Poder Judiciário e da Justiça Eleitoral. 

Art. 27. Após formalização e publicação da Ata de Registro de Preços, a SGA informará aos órgãos participantes sobre sua disponibilidade, remetendo-lhes cópia da documentação. 

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS 

Art. 28. Fica delegada aos servidores da SEAQUI a função de operar o módulo de Gestão de Atas do Portal de Compras do Governo Federal para cadastrar e/ou aceitar solicitação de participação em IRP e de adesão à ARP. 

Art. 29. Compete ao TRE-BA em relação às suas Atas de Registro de Preços: 

I – executar a Ata e controlar o saldo de seus quantitativos registrados; 

II – conduzir as negociações para alteração ou atualização dos preços registrados; 

III – decidir sobre pedidos de adesão de órgãos não participantes; 

IV – acompanhar o cumprimento das obrigações e aplicar penalidades decorrentes do descumprimento da Ata ou de obrigações contratuais em relação às suas demandas registradas e as suas próprias contratações, observando normativo interno específico. 

Parágrafo único. Os gestores ficarão responsáveis por conduzir negociações de valores junto às signatárias das Atas. 

Art. 30. Compete aos órgãos participantes das Atas de Registro de Preços celebradas pelo TRE-BA: 

I – executar a Ata e controlar saldo de seus quantitativos registrados; 

II – zelar pelo cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor e aplicar penalidades em relação às suas próprias contratações; 

III – prestar as informações solicitadas pelo TRE-BA quanto à contratação de demanda que lhe for destinada. 

Art. 31. O controle das Atas de Registro de Preços será feito pela ferramenta de Gestão de Atas, quanto a: 

I – quantitativos e saldos; 

II – solicitações de adesão; e, 

III – remanejamento das quantidades. 

Art. 32. Cabe à unidade demandante acompanhar a tramitação do processo, de modo a resguardar que eventuais diligências necessárias, realizadas no curso da instrução processual, sejam cumpridas tempestivamente. 

Art. 33. Se a unidade demandante desistir de participar ou de aderir à Ata de Registro de Preços de outro órgão deverá comunicar a desistência à SGA mediante justificativa formal no processo, para registro no Plano de Contratações, devendo, ainda, informar ao órgão gerenciador. 

Art. 34. Dúvidas e omissões relacionadas à aplicação desta Instrução Normativa serão resolvidas pelo Diretor-Geral. 

Salvador, 8 de abril de 2025. 

 

RAIMUNDO DE CAMPOS VIEIRA

Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia