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Tribunal Regional Eleitoral - BA

Secretaria de Gestão Administrativa e Serviços

Coordenadoria de Gestão da Informação

Seção de Biblioteca e Memória (SEBLIM)

PORTARIA Nº 99, DE 08 DE JUNHO DE 2017

Estabelece o processo de solicitação de sistemas computacionais e dá outras providências.

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 128, II, da Resolução Administrativa deste Tribunal nº 5/2013,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer o processo de Solicitação de Sistemas Computacionais no âmbito deste Tribunal, com o propósito de controlar o ciclo de vida das solicitações de desenvolvimento e manutenção de Sistemas Computacionais.

Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:

I. Sistema Computacional - sistema que automatiza ou apoia a realização de atividades humanas, por meio do processamento de informações;

II. Sistema Interno sistema computacional desenvolvido ou adaptado internamente pela equipe técnica da Secretaria de Tecnologia da Informação.

III. Sistema Externo - sistema computacional desenvolvido pelo Tribunal Superior Eleitoral TSE, por outros órgãos ou ainda por terceiros, ficando a responsabilidade pela realização de eventual manutenção a cargo da empresa ou órgão que oforneceu;

IV. Catálogo de Serviços da Tecnologia da Informação - banco de dados ou documento estruturado com informação sobre todos os serviços ativos de Tecnologia da Informação e Comunicação, incluindo os Sistemas Computacionais em utilização neste Tribunal.

V. Unidade demandante aquela que solicita o SistemaComputacional

VI. Novo sistema - sistema computacional a ser desenvolvido, avaliado, implantado ou adaptado, que não conste do Catálogo de Serviços da Tecnologia da Informação e Comunicação;

VII. Manutenção evolutiva - desenvolvimento de novas funcionalidades ou alteração nas funcionalidades existentes em Sistema Computacional, disponível no Catálogo de Serviços de Tecnologia da Informação eComunicação;

VIII. Gestor do Sistema responsável pela conexão entre os usuários e o pessoal do suporte e desenvolvimento desistemas.

IX. Processo de Negócio conjunto de atividades inter-relacionadas e rotineiras em que, a partir de uma entrada,  as  atividades  são executadas com agregação de valor a cada etapa para, ao final, fornecerem o produtosolicitado.

X. Processo de negócio definido e documentado   descrição das atividades necessárias ao desempenho do processo, de forma sequencial,   de modo a permitir o entendimento do ciclo completo do processo. Este requisito será atendido com o preenchimento do  formulário "Formulário de Mapeamento de Processos detalhamento das atividades do Processo", disponibilizado na pasta pública da Seção de Gestão  de Processos e da QualidadeSEPROQ.

Art. 3º Definir os seguintes objetivos do processo de Solicitação de Sistemas Computacionais:

I.  Estabelecer um único canal para os usuários requisitarem novo sistema e/ou manutenção evolutiva de SistemaComputacional;

II.  Determinar os requisitos mínimos para solicitação de novo sistema ou manutenção evolutiva de sistemaexistente;

III.  Definir o fluxo do processo de solicitação de novo sistema ou manutenção evolutiva de sistemaexistente;

IV.  Agregar transparência ao processo de Solicitação de SistemasComputacionais.

Art. 4º Instituir o papel de Dono do Processo de Solicitação de Sistemas Computacionais, o qual será exercido pelo titular da Coordenadoria  de Soluções Corporativas - COSCOR, atribuindo-lhe as seguintescompetências:

I.  Assegurar que o processo é realizado de acordo com o padrão acordado e documentado e que atende aos objetivos doprocesso;

II.  Patrocinar, definir a estratégia e assistir o desenho doprocesso;

III.  Assegurar que a documentação do processo está disponível eatualizada;

IV.  Definir políticas e padrões para serem empregados noprocesso;

V.  Auditar periodicamente oprocesso;

VI.  Comunicar informações ou alterações noprocesso;

VII.  Identificar, realizar e revisar melhorias noprocesso.

Art. 5° Instituir o papel de Gerente do Processo de Solicitação de Sistemas Computacionais, o qual será exercido pelo chefe da Seção de Desenvolvimento de Soluções Corporativas (SEDESC), atribuindo-lhe as seguintes competências:

I.  Realizar o gerenciamento operacional doprocesso;

II.  Planejar e coordenar todas as atividades do projeto, em conjunto com o Dono doprocesso;

III.  Assegurar que todas as atividades sejam realizadas conformerequeridas;

IV.  Gerenciar recursos atribuídos aoprocesso;

V.  Monitorar e reportar o desempenho do processo e identificar oportunidades demelhoria;

VI.  Realizar melhorias na implementação doprocesso.

Art. 6º Estipular os requisitos obrigatórios para a solicitação de desenvolvimento e/ou manutenção evolutiva de Sistemas Computacionais:

I.  Preenchimento do Documento Descrição de Demanda de Sistema Computacional (DDD) e encaminhamento via ferramenta de servicedesk;

II.  Processo de negócio definido edocumentado.

Art. 7º Definir usuários com autorização para iniciar processo de Solicitação de novo sistema ou manutenção evolutiva em Sistemas Computacionais:

I. Chamados para novos sistemas (desenvolvimento, implantação, avaliação ou adaptação de sistemas) devem ser abertos pelas Secretarias ou por Comissão de servidores das zonas eleitorais. Usuários lotados em Seções e Coordenadorias devem informar suas necessidades de sistemas à Secretaria a que estão subordinados. Usuários lotados em zonas eleitorais devem enviar seus pedidos às Comissões  de Servidores do Interior e da Capital. Nos casos das Coordenadorias e outras unidades não subordinadas a Secretarias, o chamado poderá ser abertopeloCoordenadorouGestordaunidadedemaiorhierarquiaaoqualaunidadeestejasubordinada.

II. Somente Gestores de Sistemas podem abrir chamado com solicitação de modificação nos sistemas. Porém, qualquer usuário pode encaminhar sugestões de modificação em sistemas aos Gestores dos Sistemas. A lista de sistemas com seus gestores estará disponível na intranet;

a. No caso de sistemas internos, caso concordem com os pedidos, os Gestores abrirão chamado conforme artigo 6 º desta Portaria.

b. Somente serão aceitos na Central de Serviços de TI chamados para alteração de sistemas abertos pelos gestores de sistemas ou seus suplentes, conforme publicado naintranet.

c. No caso de sistemas externos, sejam do TSE, de outros regionais ou de empresas contratadas, os Gestores de Sistemas deverão usar o canal apropriado para encaminhamento da solicitação de manutenção, caso aprovem ospedidos.

III. Qualquer usuário pode abrir chamado de manutenção corretiva, ou seja, relacionado a erros de sistemas na Central de Serviços de TIC.

Art. 8º Estabelecer a Política de Gerenciamento do processo de Solicitação de Sistemas Computacionais, composta das seguintespremissas:

I. Todas as solicitações de novos sistemas (desenvolvimento, implantação ou avaliação de sistemas) e de manutenções avaliadas pela   equipe técnica como extensas ou de média/alta complexidade precisam ser aprovadas e priorizadas pelo Comitê Gestor de Tecnologia da Informação - CGTI, antes do efetivo provimento pela equipe técnica;

II. Com a priorização, os sistemas ganham uma posição na fila deatendimento;

III. A fila de sistemas priorizados estará disponível naintranet.

Art. 9º Determinar que, após um período de utilização de cada sistema, será disponibilizado um questionário no qual os usuários deverão registrar seu nível de satisfação com o produto entregue, de modo a avaliar o alcance dos resultados esperados e permitir o constante aprimoramento dos processos e atividades relativas ao desenvolvimento e manutenção de sistemas. (relativo ao produto, mas relacionado ao Acerte na Demanda).

Art. 10º Definir as atividades-chave do processo de Solicitação de Sistemas Computacionais:

I.  Encaminhamento do documento Descrição de Demanda de Sistema Computacional e fluxo do processo a serautomatizado:

a. No caso do processo de negócio não estar definido e documentado, a unidade interessada poderá contatar a SEPROQ/COPEG), para que seja providenciada sua definição e documentação;

II.  Encaminhamento das solicitações consideradas em conformidade para priorização pelo CGTI.

III.  Acompanhamento da situação dasolicitação;

IV.  Encerramento.

§1º Toda solicitação de novo sistema e de manutenção evolutiva deve ser detalhada no Documento de Descrição de Demanda de Sistema Computacional (DDD), disponível na intranet. O usuário deverá registrar chamado na CESTIC Central de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação, através da ferramenta de service desk e anexar o DDDpreenchido.

§2º A Seção de Soluções Corporativas - SEDESC realizará revisão do Documento Descrição de Demanda de Sistema Computacional (DDD)  e do fluxo do processo negocial a ser automatizado e, caso necessite de mais informações, as demandará aosolicitante.

§3º Após revisão do DDD e do fluxo, a demanda será encaminhada para aprovação e priorização do CGTI.

§4º A demanda será mantida atualizada, de modo a permitir consulta do seu estado em relação à priorização, início do efetivo provimento,  bem como de eventual suspensão ou cancelamento, acompanhado de motivo, ou interrupção em função de espera por informações do demandante.

Art. 11º O desempenho do processo de Solicitação de Sistemas Computacionais será medido trimestralmente com base nos fatores críticos   de sucesso e seus respectivos indicadores dedesempenho.

Parágrafo único: São fatores críticos de sucesso:

I.  Atendimento exclusivo de solicitações autorizadas epriorizadas;

II.  Transparência do processo Solicitação de Sistemas Computacionais.

Art. 12º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Salvador, 08 de junho de2017.

RAIMUNDO VIEIRA

Diretora-Geral

Este texto não substitui o publicado no DJE-TRE-BA, nº 104, de 19/06/2017, p. 5-7.